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Life君的数码生活馆 篇五十四:拒绝加班,早点回家----我的在线效率工具集(一)

Lifeisgood 08-07 20:57 关注

尽快迁移到云端

如今在办公领域,已经是算力过剩的时代。硬件性能和配置不再是造成效率瓶颈的根源,最大的问题在于人的旧观念和旧习惯。试举几例:

这么多人无法享受科技进步带来的效率红利,造成了整个团队效率低下,经常加班,苦不堪言。真是有必要了解一下那些相见恨晚的在线效率工具啦。

以下介绍的在线效率工具,统统是经过作者Lifeisgood深度应用和长期体验,精挑细选推荐给团队成员使用的。这些工具既可以当作个人生产力工具,也可以供整个团队协同办公,真的是用了就回不去的效率工具。

石墨文档

先介绍石墨文档,原因是个人可以先上手使用,然后再慢慢推广到整个团队。我平时为张大妈写稿,全靠石墨的辅助。

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云端Office一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档,定位是:文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。用在线文档颠覆传统的本地文档,一举解决上述阻碍协同办公的痛点。

只需登录同一账号,就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后,在开会或通勤路上,用移动端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间,提高协作效率。

从官网的介绍中,我们也能感受到石墨文档的特点:

石墨文档的详细教程,请参看上面卡片。

印象笔记(Evernote)

印象笔记真的是人的第二个大脑,属于用了就离不了的好工具,个人和团队知识库的最佳选择。虽说在电脑和手机上需要安装App,但现在免费用户只能安装在两台设备上,所以可以免费在线使用,无设备数量限制。

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印象笔记(Evernote)在全世界拥有数以亿计的用户群,在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业,被不同规模的大中小型企业所采用,团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的全球顶级知识管理类智能生产力工具。

Evernote其实是国际版的名称,在中国发行的版本官方命名为印象笔记,服务器在国内。两者使用上区别不大,以下为叙述方便,不做严格区分。

个人要想用好印象笔记,我的建议是:

  1. 一定要在移动设备上使用(智能手机、平板电脑);移动终端是随身携带的,保证随时随地使用印象笔记,才能充分体会到效率的提升。

  2. 要把它当成牙刷式的产品来使用:即像牙刷那样,人人都离不了,天天都要刷,每天至少刷两到三次。

印象笔记的组织层次是笔记本组-笔记本-笔记。对团队用户,可以创建团队共享的笔记本,其中的知识条目(笔记)可以供全体成员共享,大家都可以创建、编辑、搜索、查看。所以,印象笔记最适合用来创建、管理个人和团队知识库。

有关印象笔记的最佳实践,参见上面卡片。

Quip

这个工具完全颠覆你对办公和文件的认知,也确实有碾压旧观念旧产品的实力。一个有趣的经历:我跟一位朋友相互没有使用国内聊天软件,仅凭Quip就能保持着经常的联系。

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Quip的官网点这里。

Quip 将一个易于使用的文档编辑器与类似于短信的消息传送功能融为一体。您可以与他人开启会话,创建文档,并进行协同编辑——每个参与者都能看到同样的文本,并对其进行实时编辑。您也可以创建私人文档,对其进行一段时间的处理,然后在完成后,将其与他人共享。

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我大约从2015年开始使用Quip,对于团队内部协作或者个人用作生产力平台都是很合适的。

Trello

在我的小团队中,Trello是主力的内部协作平台。

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根据多年的经验和体会,Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

我已在张大妈发布了Trello的系列原创教程,想快速入门、深入学习的朋友,请点击上面卡片。

群晖Drive

前面4个都是在公共云提供的服务,若想在私有云架设团队生产力环境,也许群晖的Drive更适合你。

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在群晖的众多原生套件中,Synology Drive(群晖Drive)是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上,群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件Synology Drive,可以简单地理解为将Cloud Station Server和Synology Office等众多办公套件集成在了一起(Synology Office 实现文档、电子表格和幻灯片的在线编辑)。从此,Synology Drive就成了团队协同的统一入口。

从企业用户视角来看,Drive的应用场景有:

内部文档和业务数据,是企业最核心的信息资产。很多注重信息安全和隐私的企业是不会轻易放在公共云平台上的。所以这里特推荐采用群晖Drive来搭建内部协同环境。

最新群晖Drive2.0的权威教程,参见上面卡片。

Slack

删掉那些垃圾工作群,专注团队协作。

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还记得前述聊天软件拖慢整个团队沟通效率的痛点吗?Slack是专攻团队内部沟通的通信工具。它采用:聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索四大功能,帮团队打造了一条流畅的消息总线,弥补了团队协作中的沟通断层。

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Slack的特色有:

聊天软件只适合打发时间,团队协作、远程办公还是要交给Slack这样的专业工具。

coggle.it

这是我喜欢使用的在线思维导图工具。无需专业知识,简单几步,就能做出优雅的思维导图。

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coggle.it的优点是,能让你专注在思维导图本身,而不是画法和表达技巧,这使得它从众多思维导图工具中脱颖而出。并且,也能分享给团队成员编辑或评论。

未完待续

好,今天先分享这几个在线效率工具,若觉得本文对您有参考价值,请以点赞、收藏、打赏、评论来支持作者,谢谢!

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全部评论 (31)
思绪万千_穷
3
08-08 13:13

在线办公的东西有一个很大的问题,如果你的东西涉密的话,单位的认识不会同意你采用自己的在线办公产品的,他们会选一个又傻又不好用的,如果出现问题了就全部怪你了,所以要慎重

Lifeisgood
2
08-08 11:24
龙龙七: 笔记类我用有道云笔记 1

这个也是用户比较欢迎的

Lifeisgood
2
08-08 07:46
Coffeeoverdose: 长期使用几个在线的,最近接触了一下语雀就不想换回去了……[亲亲][认真听讲][不好意思][鼓掌][捂嘴][嘿嘿] 1

是的,国产还是有几个不错的。我是之前注册了各家账号,所以有些就不再换了,比如谷歌家也有在线文档。

不会让你失望
2
08-07 20:57

大佬高产啊,为啥我一篇都写不出来呢[喜极而泣][喜极而泣][喜极而泣]

Attu
1
08-19 10:24

Slack确实挺好用的…

Lifeisgood
1
08-12 22:50
土豆_1: 腾讯文档我决定也很好用 1

其实个人觉得最好的是谷歌文档,哈哈哈

土豆_1
1
08-12 22:42

腾讯文档我决定也很好用

Lifeisgood
1
08-11 21:32
长腿叔叔xp: 我们公司是一家香港老牌贸易公司,已有87年历史,大陆加香港雇员两百多人,80多年负责日常报表,财务,行政安排的软件只有outlook和excel,所以说活是人干的,软件只是辅助。我给你叮叮,给你zoom,给你远程白板,你没空登录也就是废了,我更喜欢outlook的开宗明义,每个人的业务水平和沟通能力往来几次电邮就看得出来,团队里没有南郭先生。 1

每个人的业务水平和沟通能力往来几次电邮就看得出来---赞成这句话。其实效率高的企业,我是欣赏用邮件的,相互不打扰,只要高效沟通,每个人都完成自己分内工作即可。我的一个徒弟,去的公司就类似你说的,在国内、香港和国外都有公司,全靠邮件沟通。跟我学了Trello之后,才推广了一下。

Lifeisgood
1
08-11 21:31
长腿叔叔xp: 我们公司是一家香港老牌贸易公司,已有87年历史,大陆加香港雇员两百多人,80多年负责日常报表,财务,行政安排的软件只有outlook和excel,所以说活是人干的,软件只是辅助。我给你叮叮,给你zoom,给你远程白板,你没空登录也就是废了,我更喜欢outlook的开宗明义,每个人的业务水平和沟通能力往来几次电邮就看得出来,团队里没有南郭先生。 1

80多年负责日常报表,财务,行政安排的软件只有outlook和excel----这里有一点小疑惑,80年前应该没有outlook或excel哈?

Lifeisgood
1
08-11 21:30
长腿叔叔xp: 我们公司是一家香港老牌贸易公司,已有87年历史,大陆加香港雇员两百多人,80多年负责日常报表,财务,行政安排的软件只有outlook和excel,所以说活是人干的,软件只是辅助。我给你叮叮,给你zoom,给你远程白板,你没空登录也就是废了,我更喜欢outlook的开宗明义,每个人的业务水平和沟通能力往来几次电邮就看得出来,团队里没有南郭先生。 1

所以说活是人干的,软件只是辅助---赞成。我培训的时候,也是给大家说,首先是态度,其次才是技术。很多人工作做不好,其实是不想做好。我见到太多的例子,比如有的人什么任务都要找借口推掉,有的人不安心本职等等。这些人不但自己的工作做不好,还经常给别人添麻烦,连作为成年人的底线都没有了。但作为作者,我感觉不能在公开的文章中,说太多的消极现象。所以还是单纯讨论工具和技术吧。

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