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值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你!

Lifeisgood 02-02 17:33 关注

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值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你! 开头引用某乎答主一句话:“今年可能是我国的远程办公元年。”

一场肺炎疫情,让我们过了一个难忘的春节假期,随着疫情发展,大部分城市延长了春节假期,如上海和苏州强调企业开工不早于2月8日和9日。也有一些企业选在2月3日-10日期间陆续开启远程办公。远程办公对于大部分人来说都是陌生又熟悉的,值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你! 相信不少人对此感到茫然:不知道如何开展,对于效果也有各种各样的担心。

今天我们邀请到了站内对软件使用颇有心得的首席生活家@lifeisgood,他从远程办公理念,到协作工具推荐,非常细致地为我们介绍了远程办公模式,以及市面上最主流的几款协作工具。希望看完本期栏目,能有效帮助你消除内心的一些疑虑,顺利在家高效开工。


本期话题:如何在家高效实现远程办公?远程协作软件及效率工具推荐!

……

以上为示例问题,各位值友可以结合自己的情况向嘉宾提问

值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你! 当然啦,如果大家有更多实用工具,也可以发挥互惠互助原则,在评论区安利和讨论起来!

我要请教

———————我叫分割线———————

写在前面

目前全民抗击疫情,各地政府也对相关企事业单位、中小学校做出了年后推迟开工开学的决定。这说明,避免人群聚集、切断传播路径、自我隔离防护,是最佳选择。

国家鼓励企业组织开展在线远程办公。顺应当前局势,各大办公软件平台,把公益和营销结合,也纷纷推出了远程办公版本。

本文主要分两部分:


一、远程办公带来的观念变化


远程办公就是电脑、手机+网络吗?远程办公的优势在哪里?要实现远程协作,需要哪些准备和改变?

在移动互联网极度发达的今天,远程办公的硬件条件不难达到,反而是思想观念上的转变和协作流程上的约定尤为重要。

简单谈几点:


二、值得收藏的远程协作软件



2.1 Trello:团队协作 项目进度 一手掌握


值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你!

根据多年的经验和体会,Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

我已在张大妈发布了Trello的系列原创教程,想快速入门、深入学习的朋友,请点击上面卡片。


2.2 印象笔记(Evernote):个人和团队知识库的最佳选择


值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你!

印象笔记(Evernote)在全世界拥有数以亿计的用户群,在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业,被不同规模的大中小型企业所采用,团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的全球顶级知识管理类智能生产力工具。

Evernote其实是国际版的名称,在中国发行的版本官方命名为印象笔记,服务器在国内。两者使用上区别不大,以下为叙述方便,不做严格区分。

个人要想用好印象笔记,我的建议是:

印象笔记的组织层次是笔记本组-笔记本-笔记。对团队用户,可以创建团队共享的笔记本,其中的知识条目(笔记)可以供全体成员共享,大家都可以创建、编辑、搜索、查看。所以,印象笔记最适合用来创建、管理个人和团队知识库。

有关印象笔记的最佳实践,参见上面卡片。


2.3 石墨文档:云端协同 高效办公

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云端Office一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档,定位是:文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。用在线文档颠覆传统的本地文档,一举解决上述阻碍协同办公的痛点。

只需登录同一账号,就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后,在开会或通勤路上,用移动端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间,提高协作效率。

从官网的介绍中,我们也能感受到石墨文档的特点:

疫情期间,石墨文档个人版账户将会自动升级为远程办公版,新老用户均可免费使用。

石墨文档的详细教程,请参看上面卡片。


2.4 Dropbox:最好的文件同步工具


值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你!

这是世界上最好的文件同步工具。虽然我买了很多台群晖NAS服务器,但并不妨碍我对Dropbox给出最高的评价。个人的重要文档和资料,都是同时在Dropbox和群晖NAS中进行同步的。

Dropbox有一些让高级用户不满的特点,如:只同步一个名为dropbox的文件夹、免费的空间只有2GB等等。但在同类产品中,也只有Dropbox提供了安全、可靠、稳定的文件同步服务,并且能够保存文件的历史版本,妈妈再也不怕我乱删乱改文档啦。

在文件同步市场站稳脚跟后,Dropbox一直致力进军协同办公市场,比如Dropbox Paper就是尝试之一。

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2019年9月25日,Dropbox又推出了Dropbox Spaces(工作空间)以及新的桌面应用。

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这是一个有效地围绕共享文件构建的中心。

现在,你可以:

利用Dropbox创建同步环境,可参考上面卡片。


2.5 Quip:想替代办公软件的远程协作平台


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Quip的官网点这里。quip.com

Quip 将一个易于使用的文档编辑器与类似于短信的消息传送功能融为一体。您可以与他人开启会话,创建文档,并进行协同编辑——每个参与者都能看到同样的文本,并对其进行实时编辑。您也可以创建私人文档,对其进行一段时间的处理,然后在完成后,将其与他人共享。

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对国人来说,Quip有点颠覆我们的工作习惯,我们可以理解为:它将在线文档处理和即时消息集于一体,是一个比较超前的远程协作平台。

使用Quip的体验是很奇妙的,因为你能看到同伴输入消息、编辑修改文档的动态过程。有点像被Google关闭的Wave那个项目。

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Quip是跨平台的,无论计算机、智能手机、平板电脑都可以使用。在计算机上,无需安装客户端,只要访问其官网,即可开始使用。

Quip使用上很简单,除了私有、共享等权限设置,对会上网会打字的朋友几乎没啥要学的新概念。

我大约从2015年开始使用Quip,对于团队内部协作或者个人用作生产力平台都是很合适的。


2.6 群晖Drive:私有的云端协作平台


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在群晖的众多原生套件中,Synology Drive(群晖Drive)是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上,群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件Synology Drive,可以简单地理解为将Cloud Station Server和Synology Office等众多办公套件集成在了一起(Synology Office 实现文档、电子表格和幻灯片的在线编辑)。从此,Synology Drive就成了团队协同的统一入口。

从企业用户视角来看,Drive的应用场景有:

数据备份:是保证数据资产安全的基础手段。

文件同步:无缝衔接工作流、实现任意地点任意设备移动办公。

协同办公:文档从本地迁移到云端,才能真正实现整个团队在群晖私有云协同办公。

内部文档和业务数据,是企业最核心的信息资产。很多注重信息安全和隐私的企业是不会轻易放在公共云平台上的。所以这里特推荐采用群晖Drive来搭建内部协同环境。

最新群晖Drive2.0的权威教程,参见上面卡片。


2.7 Slack:消除噪音、专注协作


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还记得前述聊天软件拖慢整个团队沟通效率的痛点吗?Slack是专攻团队内部沟通的通信工具。它采用:聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索四大功能,帮团队打造了一条流畅的消息总线,弥补了团队协作中的沟通断层。

值无不言183期 : 如何在家实现高效远程办公?实用协作软件及效率工具推荐给你!

Slack的特色有:

聊天软件只适合打发时间,团队协作、远程办公还是要交给Slack这样的专业工具。


后记


本文介绍的各种远程协作工具,都是作者长期使用的效率神器。在家上班、远程办公,需要每个成员改变自己的旧有观念,也需要精心选择合适的平台和工具,人和人、人和工具之间,都需要磨合。愿大家协同努力,平安度过这段特殊时期。

若觉得本文对您有参考价值,请以点赞、收藏、打赏、评论来支持作者,谢谢!



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全部评论 (292)
敞篷皮卡
37
02-02 18:44

保密两个字瞬间让领导驳回文中所有选项[喜极而泣][喜极而泣][喜极而泣]

binbinxiang
15
02-02 19:57
敞篷皮卡: 保密两个字瞬间让领导驳回文中所有选项[喜极而泣][喜极而泣][喜极而泣] 1

这是好事儿……工作和生活能相对分开些,要不然,周末你还得搞工作上的破事儿,说白了就是领导挤压你的私人时间,现在最tm讨厌就是微信安排工作了……

lingwoo
12
02-02 17:37

Dropbox?你推的这些,我大局域网能正常用吗。。。

Soramuse
6
02-02 20:01

Office 365不香嘛

Lifeisgood
5
02-02 20:50
敞篷皮卡: 保密两个字瞬间让领导驳回文中所有选项[喜极而泣][喜极而泣][喜极而泣] 1

然后领导掏出微信给你发了一个表格:小张啊,今天下班前把这个表格给我整好~~~~

p1y1c1
4
02-02 20:00
值友3794167089: 钉钉是slack的仿品吗 1
Lifeisgood: 钉钉没用过,不过感觉很多员工对它比较反感,所以没推荐。 2
展开隐藏评论
sqm669990: 钉钉有各种强制推送的升级提醒小秘书直播抢红包钉邮钉盘钉钉电话等等消息,看着就恶心。不知道阿里那帮程序员脑子在想些什么。 3

他们只管老板喜不喜欢就好了,老板才是用不用的决策者,陈旭源 功臣室算个p

全金属核桃
4
02-02 17:39

不接地气啊 这推荐…… 其实对我们来说 百度网盘vip 加 微信网页版 就差不多够了~其他工具就是不同行业区别了[惊喜][惊喜][惊喜][大吃一惊]

值友5457565560
3
02-04 19:24

zoom不香么

震宝宝金小坏
3
02-03 07:53

为什么我觉得这些功能一个GitHub就都搞定了呢[邪恶]

x01oct
3
02-03 07:36

自从teamviewer因各种问题不让用以后……远程控制就是个问题了

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