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10个人人都应该知道的Excel功能

效率火箭 11-08 16:31 + 关注

10个人人都应该知道的Excel功能

10个人人都应该知道的Excel功能

《哈佛商业评论》的数据可视化方案一直是各路Excel初学者争相模仿的对象,从这一点能足以看出《哈佛商业评论》在数据领域的过人之处。就在前不久,《哈佛商业评论》发表了一篇有关Excel功能技巧的博文,列出了他们所认为的10项最重要Excel功能。

让我们看看都有什么吧?

选择性粘贴 (学习时间:10分钟)

10个人人都应该知道的Excel功能

复制黏贴是Excel中最简单又最好使的功能之一。但是我们可能遇到的问题就是,我们复制的内容带了完全不需要的复杂格式,或者我们要的只是数值,可是复制的却是公式。

这些小小的失误所造成的影响可能是巨大的,因此这才是为什么选择性粘贴如此重要。选择性粘贴能够提取你所复制内容中的任意元素。

当复制了所选中的单元格之后(Ctrl+C),点击 Ctrl+Alt+V (或在开始工具栏中找到选择性粘贴)。当然通过快捷键Alt+E+S+V直接复制数值,可能是选择性粘贴中最为常用的一个选项。


插入多行 (学习时间:2分钟)

当我们需要在已有的表格中添加新的行。快捷键 Ctrl+Shift+'+'相对更为顺手。

通常而言,如果当你需要一下子插入很多行(假定5行)时,可以考虑先选中5行,然后再执行右键->插入。

快速填充 (学习时间:30分钟)

10个人人都应该知道的Excel功能

Excel从2013版开始,集成了这个快速填充功能,此功能可以按照你的数据排列方式,自动为你完成填充操作。

假设在A列的前10个单元格中,你有一个产品编号的列表,比如从“ABC-00001”到“ABC-00010”,而你只需要在“-”之后的数字。如果使用快速填充功能,你可以很快删除所有“ABC-”这个前缀。但在Excel2013之前,你可能难以想象这是一个多么复杂的函数,基本就是FIND, LEFT, &,这一连串的组合。

通过在第一个空白单元格中输入“00001”,让excel明白你所需要的内容式样,然后


SUM函数 (学习时间:2分钟)

这可能会是你在学习excel过程中最先接触到的几个函数。但是你知道要是你定位在某行或者某列的结尾处,按下Alt+‘+’,就可以直接实现SUM函数的输入吗?


Ctrl Z / Ctrl Y (学习时间:1分钟)

如果你使用Ctrl+Z可以撤销错误的操作,这可能大多数人都一清二楚。但问题是,有多少人知道Ctrl+Y可以执行相反的操作——恢复上一步操作。两者结合起来才是完美的玩法。

删除重复值 (学习时间:10分钟)

10个人人都应该知道的Excel功能

删除重复值有的时候跟你所想象的会有一定出入——此功能可以在任意给定数据区域内删除重复值。你可以在数据工具栏中找到此功能。

如果你想要高亮显示重复值,你可以使用条件格式命令(Alt+H+L


冻结窗格 (学习时间:15分钟)

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在一张巨大的表格中滚动鼠标滚轮,让人绝望的绝对不是那些密密麻麻的数字,还是忘了这些数字对应的行或者列究竟是什么。使用冻结窗口命令,你可以冻结第一行、第一列或者是其他任意的行列。

从视图工具栏中你可以找到此功能,快捷键为Alt+W+F

F4 (学习时间:10分钟)

F4在Excel中有两个尤其影响深刻的功能。第一个是,当创建一个绝对引用时,F4可以让你在不同引用方式上进行快速跳转。第二个功能可能知道的人更少,那就是F4可以重复你的上一步操作。比如,如果你给前一个单元格增加了一个边框,那么在选中第二个单元格后,再按下F4则能给第二个单元格也加上一个同样地边框。


Ctrl + 方向键 (学习时间:5分钟)

审视一下自己,如果你只是一味地滚鼠标滚轮,来到达一份巨大表格的末尾,那么你现在可以不要这么干了。请使用Ctrl+方向键。这个简单的快捷键,让你直接飞到数据的末尾,可以是行、也可以是列。组合使用Ctrl, Shift,以及方向键,能让你在1秒内选中一个广大的数据区域。


INDEX-MATCH函数 (学习时间:45分钟)

除了VLOOKUP这个家喻户晓的函数,INDEX和MATCH是另两个被广泛使用、用以数据查询的函数。如果将他们分开使用,那他们各自将毫无价值,但只要把他们绑在一起使用,他们的能耐可是巨大的。知晓他们的使用方式,不仅可以让你在你老板和同事面前证明你的Excel水平,毫无疑问的是,他们也能很好地提升我们的工作效率。

不能否认, VLOOKUP是一个超棒的函数,但尽管如此,它依然有自己所面对的限制条件。比如,它只能从左自右查询数据,又比如说查询值必须在查询表格的最左列。而INDEX-MATCH函数组合则可以让你在查询表格的任意位置找到你要的查询结果。


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