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和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

秋叶PPT 05-22 11:37 关注

大家好,这里是@秋叶PPT~

之前我们单独介绍过 Word、Excel、PPT 里面的小技巧,受到许多值友的关注,在这里先谢谢大家对我们的支持和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班! (希望以后也多多关注哦~)

今天,我们要为大家介绍的是 Office 软件之间的协作小技巧,希望能帮到大家~

有需要的值友们可以点点关注收藏,以后查找起来更方便。

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

01:Word文档一键转PPT

很多人做PPT就是Word搬家,但有些经常连Word搬家都不会!

一行一行复制粘贴?太傻了!

将一份 Word 文档,通过在 Word 中选择【发送到 Microsoft PowerPoint】功能,快速生成一份结构清晰的 PPT,大量减少复制粘贴文本的时间!

实现这个操作,分两步:

❶ 在大纲视图内,对 Word 文档设置大纲级别

❷ 将 Word 大纲文本转化成 PPT

在开始菜单栏选择【视图】-【大纲】

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

进入大纲视图后,对文本设置大纲级别,方法如下图所示:

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

设置好后,在 Word 中找到【发送到 Microsoft PowerPoint】功能。

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

从【快速访问工具栏】中,选择这个按钮,就可以几秒钟快速生成一个原始 PPT!

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

接下来只要点击应用一个PPT主题,这个白底PPT就可以快速换装,套入一个微软的PPT模板,一个差不多的PPT就可以完成了。

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可以自己试试,会颠覆你对Office的认知。


02:如何在Word中内置一页PPT

习惯使用PPT的人,使用Word会多有不习惯,比如绘制框图或者多元素要批量处理,PPT中可以一键框选,而Word不能……

很简单,只要先通过【插入】-【形状】,先先插入画布。

然后将形状或其他元素放到画布里,就可以通过鼠标选框选择多个对象了,就像在Word中内置一页PPT。

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!


03:三步,PPT 立马变 Word

前面讲了Word 能变 PPT,PPT 自然也能变成 Word!

学生党、开会党和培训党,经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。

操作需要频繁的复制粘贴,极度浪费时间和精力。

三步,就可以节省 N 小时复制粘贴工作,在几秒的时间内立马搞定。

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❶ 按 F12 键;

❷ 点击【保存类型】,选择【大纲/RTF文件】,确定;

❸ 使用 Word 打开。


04:Word转Excel,数据处理才能更快!

在我们工作中,有时候会遇到一些统计信息。

比如统计人事信息,最后信息统计到 Word 里,可能就是这个样子:

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可是交给老板要求是 Excel 表格,怎么办呢?

别怕,简单两步,我们就可以将 Word 信息处理成 Excel 表格格式。

❶ 将信息复制到 Excel 中

打开 Excel,将 Word 信息复制粘贴到 Excel 中,可以看到,每行信息在同一个单元格。

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在 Excel 中对文字信息进行拆分,就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel~

选中该列,选择【数据】-【分列】,在弹出的选项框中,【分隔符号】下勾选【其他】,手动输入中文输入法的逗号,点击确定。

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

看,利用 Excel 的数据合并拆分功能,处理信息是不是超级快!

05:如何用Word将Excel表格中的多列合并成一列?

是的,Excel中的多列合并,我们可以借助Word解决!

复制Excel中的数据到Word → 选中表格 → 依次点击【布局】-【数据】-【转换为文本】,选择「段落标记」,之后点击确定。

这时候,会发现合并后出现了空格,别慌,先把数据再复制回Excel表格,按F5键,定位时选择「空值」,删掉,多列合并就完成啦~

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有的小伙伴会觉得这样操作显得麻烦,那是因为这里涉及的数据较少,如果给你的几百行数据,你会感谢这个快捷操作的~

06:Word 表格完美转 Excel

如果你在Word中做了这样一个表格:

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如果复制粘贴到Excel,立马出现下面情况:

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What?!整个表格都毁容了,Boss 肯定炒鱿鱼。。。

有木有方法很好搞定?

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

❶ 按【F12】,点击【保存类型】,选择【网页文件】,确定

❷ 打开 Excel,点击【文件 / 打开 / 这台电脑】,选择网页文件,确定

❸ 搞定,保证 Word 表格完好复制到 Excel

07:结合Word,让 Excel 文本排版有妙招!

Excel 擅长数据处理,但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字,而且不能排版,BOSS 看到糟糕的阅读效果,立马就来一波攻击。

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你知道吗?

先在 Word 排版文本,然后复制进 Excel,文本排版不会变化!

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效果是不是很明显?!

08:Word 和 Excel 的协作,秒杀 1000 封邀请函!

做工资条、邀请函是每一位职场人必备技能,如何只用 1 秒就可以搞定 1000封邀请函呢?

如果你懂得 Word 和 Excel 的协作法门-邮件合并,那真的是轻轻松松就解决了。

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

❶ 点击【选择收件人】,【使用现有列表】

❷ 选择目标 Excel,打开,确定

❸ 点击【插入合并域】,选择目标字段

❹ 使用预览效果,检查是否出错

09:PPT中要给文字加拼音怎么办?让Word来帮你!

PPT中加拼音很麻烦,但Word 中添加拼音十分简单,只需一个按钮——【拼音指南】就可以搞定!

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

我们只需要选中要标注的文字,点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮,就可以一键标注拼音!

选中要标注的文字,点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮,即可实现一键标注拼音!

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

而在操作过程中,我们注意到出现了这样一个页面:

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!

仔细看红色方框中的字符,这不正是我们一直在寻找的拼音符号吗?

将拼音符号复制,再粘贴到PPT的文本框中,看来标注拼音也不是那么难嘛~

和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班!


怎么样,软件之间的协作,你学会了吗?

每一个软件都有各自所擅长的领域,比如Word的文字处理,比如Excel的数据处理,比如PPT的图像处理。

不要逼迫任何一个工具去做它不擅长的领域,想要高效办公,首先要选对工具

一旦你有了组合拳,你发现你的竞争力会远远超过你的同学、同事。


你还有什么私藏的Office实用小技巧呢,快在评论区里分享给大家吧和秋叶一起学Office 篇十一:9个Office技巧,高效又实用,让你到点下班! ~


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