社区主页 文章详情

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

明明要儒雅随和 11-08 20:00 + 关注

创作立场声明:本人与本文所提及的TODO工具无利益关系,欢迎在评论区与我交流学习,若文中存在不足之处,还请不吝赐教,存在错误,恳请大方斧正。

前言

拖延的问题,相信谁都曾有过,也体验过其中的痛苦。我从大学三年级开始尝试探寻战胜拖延症,提高学习效率的方法,也试用过许多不同的辅助工具。在这篇分享中,我会分析拖延问题,介绍GTD管理方法,回顾我对To-Do类工具的探索与使用感受,以及分享我最终选择常用的To-Do工具和经验。

希望此文能对提升值友效率有帮助,在增强获得感的同时,拥有更多时间和更好的心态去享受生活。

声明:本人与下文所提及的To-Do工具无利益关系,欢迎在评论区交流学习,若文中存在不足之处,还请不吝赐教,错误之处还望斧正。

一、直面拖延症

越临近考试、提交报告的截止时间前,内心明明知道时间已经不多了,却还是抱着焦虑的心情去刷手机、玩游戏,直到最后一刻才毅然决然振作起来直面现实,甚至挑灯夜战。相信多数朋友都对这种拖延场景非常熟悉,我更是深有体会。

从大学生活到初入社会工作,我察觉,让我后悔的事情大致能分成三种:

一是有能力做的事情却在一念之间推脱放弃;

二是重要的事情、但自己意识不到忘记去做;

三是面对的大事情细节太多,不知从何下手。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


其实我们现在讨论的拖延症,这种症状本身就是一种逃避心理。作为动物,我们天生的本能就是趋利避害。摆在我们面前的事情越复杂,越多,我们的内心就会有一种预期——完成面前的事情需要花费大量的精力和耐力,甚至会影响身体健康。因此,自然而然地,我们就会选择精力耐力消耗程度低的事情来做——刷手机、玩游戏。


所以,我觉得不需要对此有太强的负罪感,越深的负罪感反而会让我们陷得更深,迈出改变的那一步会变得更难。


难道那就没有办法了吗?别忘了我们是人类啊,是高级动物啊对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得, 我们的意识就具有很强的能动性,总是有方法或技巧能够帮助我们克服这个问题。经过人类多年的实践和优化,就有了GTD这个概念。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


二、GTD管理方法

GTD全称“Getting Things Done”(把事情做完),是一种实践管理法,遵循5大核心原则:收集、整理、组织、回顾、执行。最核心的理念就是记录下需要做的事情,然后整理并安排让自己有条理地去执行。

下面详细展开讨论一下5大原则:


考虑到纯文字可能会过于枯燥,特此制作了一张长图以便更直观地展示5大原则,不喜欢看文字的值友可以选择跳过这段文字直接往下看图。


1.收集 📥


这个原则是需要将未来需要做的所有事情记录下来,减轻大脑负担。我们从起床开始,家里和家人沟通,路上看新闻,学校上课布置作业,领导同事交付各种任务,上什么值得买看到商品......如果不用一个工具记录下来,我们认为重要的信息就会以一条条以【接收时间+任务内容+任务对象+截止时间】这样格式的信息不断地堆积在我们的大脑。


平时我们的大脑本身就要专注于处理大量的事情,还需要给它加上如此复杂的信息,就算是青壮年也难免会有记忆遗漏,降低拖延恐惧,所以首先就要给大脑减负。从这里开始,就要为下一个章节介绍To-Do类应用埋下伏笔。


2.整理 📔

根据自己惯用的工作流程整理之前收集的任务,我们从工具里面查看所有记录到的事情,决定好每一件事情的执行方法,明确处理的途径,例如是写文章属于办公的范畴,拜访特定的人或者约会就属于出勤的范畴,将每件事按照场合分门别类,让自己每次只处理一件事情。预估每一项任务完成所需要的时间,去做一个整体性的规划。


根据自己惯用的工作流程整理之前收集的任务。我们从工具里面查看所有记录到的事情,根据自己的实际情况,按照紧急程度和重要性依次排列,将相对不紧急不重要的任务托付给他人完成或者做延期处理,预估每一项任务完成所需要的时间,去做一个整体性的规划。


3.组织 📋

(下文会引申出“下一步行动”的方法,划重点)
可以遵循“2分钟原则”,预估花费时间低于2分钟的事情最好马上去做,因为2分钟是一个分水岭,完成这项事情和推迟这件事情所需要的时间成本实际上相差并不会很大。


如果不是2分钟能完成的事情,就采取“下一步行动”,对于重要的事情,可以决定好实际采取的下一步行动。假设我要去给团队做演示,那下一步就要预约会议室,下一步就是准备演示稿件...等等,都捋清楚等待执行。


如果有些事请托付给其他人去执行,就需要采取“等待”状态,在GTD系统里面做好及时的跟踪和检查,确保进度处于自己预期和可控范围之内。


不需要处理的事情可以有三种处置方式:
①放弃,删除;
②孵化,突然想到好的想法,可以用专门的工具收集,留待日后备用;
③备忘,归档,在日后有需要的时候再调取查看。


4. 回顾 🔍


可以设定一段周期进行回顾和检查。这段周期可以是一天、一周或者是半个月(一个月以上时间跨度太长)。通过按顺序的回顾和检查,清单中的所有内容都更新到最符合最新的状况,保持GTD系统的流畅运行,在回顾的同时还可以对未来一周的工作做好规划。


5.执行 🏃


开始按照经过整理和组织后的事件清单开展行动了,根据所处的环境、时间的长短、精力的状况来微调执行的顺序。假设我计划周末前往CBD的B公司拜访客户,也需要向同在CBD的C经销商递交资料,经过整理和组织,我可以顺畅安排行程,一并完成在CBD区域的出差工作。

GTD时间管理法的5个步骤GTD时间管理法的5个步骤


我问过身边很多朋友,包括我自己在内,很多时候有拖延状态、有畏难抗拒心理,都是因为前景不明朗,不敢迈出第一步去处理事情。


介绍完GTD管理方法后,接下来我想用一个模拟情景来进一步展开探讨“下一步行动”,更便于大家代入并加深理解,获得迈出第一步的勇气。


三、下一步行动

正如前文所表述的那样,待办清单里面,有许多任务都不是可以直接执行的行动。

举个例子:

下面是一张随手记录任务的纸条。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


下一步,就是确定行动。

先不要急着按照重要性排序,需要展开每一步行动的步骤。

我发现“回溯消息”的工作可以交付由实习生帮忙处理,可以节省更多的时间和精力去完成“准备汇报”的工作。于是开始调整。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


再下一步,将所有任务根据重要性和所消耗的时间进行排列

·“早会准备”可以在地铁通勤的时候完成,安排在最前面。

·收拾桌面可以降低对工作的干扰,可以一回到公司就着手做。

·“准备汇报”是当天头等重要的任务,必须为这项任务安排最大限度的时间。

·买净化器滤芯是家庭琐事,只要我有订阅到好价提醒,完全可以在闲暇的时间完成。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

做到这里,就已经把接收到零碎念头和任务进行了较为系统的安排,明确了每件事情的步骤,排除了更多不确定性,更有勇气迈出工作的第一步。

相信大家已经能够了解GTD的核心要点。

基本上,通过纸和笔就能够利用GTD方法做一个良好的规划。不过,数字化工具相对纸笔而言有着易修改、易整理、可回溯和协同性等等的优势特点,借助数字化工具可以很好地帮助我们避免纸笔记录带来的大量修改、难归纳回溯、不便于分享的缺点。


四、探索提高执行力工具

从大三开始,我就对寻求提高效率和提高执行力的辅助工具感兴趣,接下来我将介绍这些年,我尝试过运用GTD原则的所应用过的工具。


各种笔记的清单功能——只能满足基础功能

我最先接触到的是印象笔记(当时还是Evernote)和微软Onenote,软件中附带了“清单选框”的功能,也就是在一串文本之前添加一个小方框,将自己可能会忘记的事情列出一项项的清单,在每件事情完成后勾选。

某年6月的待办清单截图某年6月的待办清单截图

当时的我每月设立一个合集,每天去添加容易忘记做的事情,执行的效果感觉还行。

因为不成系统,只有在自己在记得打开软件的时候添加待办事项,所以每天的任务数量很有限。在我关掉软件后,再想到、遇到的事情只能暂时交给大脑记忆,还是规避不了忘事的问题。


主观评分:50分/100分

优点:

1.轻量化,上手简单,不需要进行格式设置

2.可同步,容易归档


缺点:

1.只能文字+图片,图文混排会非常糟糕

2.无法设置定时提醒、重复提醒等功能


在使用一个多月以后,开始逐渐习惯这一套处理待办事项的方式。好奇心驱使我不断扒文章,于是就开始接触到“子弹笔记”。




子弹笔记——手帐爱好者的选择

当时网上,尤其是公众号,掀起了一股制作手帐的风潮,子弹笔记当然也受到热烈的讨论。当时父亲也曾苦心建议我尽量减少使用电子产品,在那个契机下我尝试着开始做子弹笔记。


子弹笔记是美国设计师Ryder Carroll发明的一种笔记方法,将日记、笔记和待办事项有机结合在一起。记录内容主要包含:主题、页码、短句和项目符号(最核心的创新部分,也就是“子弹”)。


核心记录步骤是:

第一步:快速记录,新开一页,写上简要的描述性标题,然后记录页码;

第二步:运用不同的项目符号录入信息;

任务用“·”来表示,完成任务就在“·”的基础上画“X”,转移就在原基础上画“>”,要安排到日程就画“<”.

事件用“〇”来表示,需要录入时间信息;

笔记用“—”来表示,记录事件、想法和评论,并不紧急,也不一定需要采取行动。

【子弹笔记日常记录示例】取自Bullet Journal官方网站【子弹笔记日常记录示例】取自Bullet Journal官方网站


除了日常的记录以外,构建一本完整的子弹笔记还需要【目录索引】,将集合的标题和页码加入进去,以便快速查找。每个月初还需要保留至少2页作为【月度记录】,一页作为日历页面,其他页面安排事件和任务。


【子弹笔记月历示例】取自Bullet Journal官方网站【子弹笔记月历示例】取自Bullet Journal官方网站

子弹笔记我只坚持了做1个月,因为实在是不太适合我。

首先,我发现子弹笔记并不适合所有场合。我并非每时每刻都携带着子弹笔记,有时候在吃饭的路上想到的事情,我不太愿意随时从书包里掏出笔记本来记录。

其次,手写笔记有个严重的缺陷,查找回溯非常不便。在我积累的50多页内容里(内容丰富度远大于上文的案例),有时候回查一件事情,要翻大约20秒。相比于数字化笔记,我觉得这反而是降低了效率。针对这种情况,已经有网友开始使用微软Onenote和Mac平台上的Bear软件制作数字版的子弹笔记,规避这一缺点。

再次,子弹笔记缺乏提醒功能。一些有截止时间的重要事情十分需要得到及时提醒,这是我后来反思得出的感受。

主观评分:50分/100分

优点:

1.简洁易懂,便于作一切文字记录;

2.可以引导放慢思考节奏,也容易取得养成习惯和积累知识的成就感;

缺点:

1.管理难度:文字的增删和调动相对于数字化工具更复杂,可改动空间小;

2.可回溯性:检索效率远低于数字化工具,检索难度随积累加深而加大;

3.功能欠缺:无定时提醒功能,容易错过重要事件。




番茄土豆——助力养成专注习惯

这里要讲一下一个名为“番茄工作法”的时间管理方法,相对于GTD更加微观,将事件分成25分钟的区块(一个番茄),专注工作,不允许做任何与任务无关的事情,5分钟后短暂休息,4个番茄多休息10-15分钟。

番茄土豆是一个结合番茄工作法和To-Do清单的创新应用,尤其适合学生时代备考的我。

当时白天时间全程在图书馆度过,学习时间恰好划分成整数个“番茄”,结合“土豆”(To-Do)的清单,我很明确什么时间段我该做什么,下一个时间段该切换就切换,记录下需要回顾的事情,在睡前一小时补充未完成的事情,复核自己可能忘记的内容。

番茄土豆拥有较为完备的标签功能,通过在语句前面添加“#”,软件可以自动识别成标签,通过标签可以很方便地将同类事情整合在一起,方便回溯。

回顾我当年的考研备考时期使用番茄土豆的数据回顾我当年的考研备考时期使用番茄土豆的数据

回顾我当年的考研备考时期使用番茄土豆的数据回顾我当年的考研备考时期使用番茄土豆的数据

软件覆盖了网页、PC、安卓、iOS、macOS多个平台,可以说非常友好,免费版功能足够使用,收费版也是学生可以接受的。(我当时是个穷学生,也还是花钱续费了半年)

番茄土豆的短板之一是自身的土豆功能过于简单,除了工作以外不太适合记录生活细节的内容,而且每次都需要启动手机或者电脑来管理自己,于是我动了不再使用番茄土豆的心思。

番茄工作法从那时候让我开始在特定的时间沉浸做特定的事情,我属于比较容易分心的人群,需要坚持了2个月后才习惯了这个方法。

再后来完成考试后,我也自然习惯了番茄工作法的区块以后,专门买了个厨房计时器,结合我发掘到接下来提到的Wunderlist,作为番茄土豆的替代品,不再被番茄和土豆强行绑定,也开始将两者扩展到学习以外的更多场景。


主观评分:75分/100分

优点:

1. 主要特点:创造性地整合番茄工作法和To-Do功能,辅助用户培养专注习惯;

2. 管理难度:有较好的标签整理和重复提醒功能;

3. 可回溯性:搜索回溯能力较强;

4. 跨平台型:支持PC、Chrome浏览器、安卓等终端,云同步服务良好。

缺点:

1. 过于垂直于工作和学习,部分任务细节信息无法附加在单条To-Do中;

2. 无清单文件夹功能,不便于归档。




LifeRPG/Habitica——从游戏中激励自己

可能是受到我的影响,我的一个室友也开始使用了To-Do类应用。不过室友的切入点比较新奇,领悟到一点,游戏之所以能给人很大的激励作用,原因在于游戏将个人的努力和进步量化了(人物的经验点数和技能装备升级),我们能够通过这些量化的反馈获得成就感,刺激我们继续去做。


这是一个很好的出发点。我开始将一些日常性的练习加入到LifeRPG里面,激励自己不断去养成习惯,提高游戏(我将它当成文字游戏)里面的经验值和称号等级。


在LifeRPG里面,我们可以将目标设置想要获得的称号,例如“编辑”、“程序员”、“销售精英”等等,然后再从中添加所必须的“技能”,再从日常的任务中绑定相应技能。


只要完成技能,相应技能就会获得经验值,进而推动称号的升级。

由于长时间没有再用LifeRPG,借助网络公开的示例图供参考由于长时间没有再用LifeRPG,借助网络公开的示例图供参考

直到毕业,室友还在坚持使用,已经习惯了软件给予自己的正向反馈来激励自己。这种良性循环的结果还真的很不错。

不过我倒是因为操作步骤过于繁琐,仅限安卓端,且不支持云同步而放弃了(最后一次使用的是2016年的版本,如果我说的问题已经不存在了,请值友告诉我)。

在我踏入工作以后,我接触到一个类似的,名字叫做Habitica的平台。

Habitica顾名思义,名字中包含了“Habit(习惯)”的单词,出发点是在于帮助用户培养习惯。

Habitica的主要操作逻辑是,选择你喜欢的职业(四选一,职业技能各有不同),设置你希望培养的习惯和To-Do清单,将习惯绑定到相应的职业技能(这和LifeRPG很像嘛)。在遵守了习惯或者完成了To-Do任务以后,会获得一定的经验和金币奖励,经验可以升级,金币可以在商城购买宠物、装备等等美化人物外观。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

在使用了3个月Habitica帮助我培养了锻炼、喝水、改善体态等等习惯。后来,我试着暂停Habitica,还能坚持之前的习惯,有点对自己的自律感到自信。

近期重新下载了Habitica,而LifeRPG很久没用过了,鉴于2款应用较为类似,这里只对Habiitica做评价。


主观评分:80分/100分

优点:

1. 主要特点:用游戏的方式激励用户,降低了坚持所消耗的精力门槛,增强用户自信;

2. 社交互动:拥有很纯净的交流社区,和全球用户组队挑战,向懒惰怪拖延怪开战;

3. 跨平台型:包括但不限于网页、安卓、iOS客户端,云同步速度良好;

缺点:

1.可回溯性:To-Do任务一旦完成即销毁,无法回溯;

2.存在漏洞:习惯类任务可以无限制点击获得奖励,不适合自律性不强的用户;




滴答清单——优秀的国产应用

滴答清单是国内团队的作品,有庞大的国内外用户群体。我是通过阅读文章才接触到这款应用,看着良好的用户评价和清新的外观,当时毫不犹豫开始了试用。

滴答清单垂直于待办事项领域,创新功能表现在将任务和时间日程管理有机地结合。和其他To-Do类应用不同,只要在待办事项中设置了时间信息,在日历视图就可以呈现出来,这一点尤其适合秘书和行政岗位群体使用。


对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


此外,滴答还有智能清单功能,帮助用户在众多待办事项中筛选重要且紧急的事情。回想一下刚才介绍的GTD方法,第二步的整理的工作在这里得到了简化。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得


因为滴答的垂直,在操作逻辑上也是有进行过优化的。例如快捷的时间备选和优先级备选,两步操作就可以简单地标记一件任务,降低了整理工作的操作成本。


对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

当然,这么优秀的独创功能是要收费的。上述功能使我很感兴趣,我也曾开通了一个月以示支持。一个月13.9元,一年139元的订阅费用对新用户有着一定的门槛,非订阅用户只能使用普通的清单功能和有着10MB限制的附件上传功能。

评分:85分/100分

优点:

1. 主要特点:拥有日历视图和智能清单、团队协作等独创功能;

2. 美观易用:网页界面无广告,简洁美观,操作逻辑经过优化;

3. 管理难度:支持标签管理,搜索功能比较方便;

4. 跨平台性:不仅覆盖主流终端,而且还打通了微信小程序,做到轻量化;

缺点:

1. 定价问题:定价可能略高,对不少用户有一定门槛,转用其他工具有较大沉没成本;

2. 假子任务:子任务并非独立任务,只能像普通笔记待办清单一样勾选。

或许,觉得贵真的只是用户的错?对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

我没有放弃寻找更好用工具的念头,总想着会有更好的工具替代它,然后我就遇到了Teambition。




Teambition——国内团队协作解决方案

Teambition是一款主打团队协作的网页工具,核心思路是将GTD管理方式应用到团队中去,将任务目标细化,并指派到相应的成员,做到权责分明。从界面就可以看到,Teambition就是一个团队化的To-Do应用。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

Teambition相比于滴答清单而言具有强大优势。

一是支持10人的免费团队协作,这个在滴答清单是收费的;

二是支持日历视图,但操作稍显复杂,需要新建日程,再将任务绑定;

三是支持多文件上传,文件限制较小。

这样一对比,好像就没滴答清单啥事了。不过Teambition还是有自己的不足的。

一是搜索功能存在不足,虽然支持模糊搜索,但我确信不止一次搜不到那些存在的内容,手动翻找消耗了我一定的时间(幸好我有按日期编排的习惯);

二是客户端槽点满满。我使用的安卓版本,经历过桌面小工具被阉割,日历同步功能失效等不爽的体验,虽然客服和用户经理热心聆听并及时反馈,但问题没有得到解决。


但是瑕不掩瑜,我已经将Teambition作为我历史项目的文件库,因为它拥有良好的文件预览,文件的储存和调用非常顺手。目前已经使用了超过3年。


评分90分/100分

优点:

1.独立的子任务功能,每一个子任务都可以通过信息和文件备注,非常方便;

2.支持标签管理文件,任务和文件、日程等信息可以进行关联;

3.文件上传限制低,调用预览十分方便,适合作为个人和团队的文件库;

4.更新迭代频繁,团队在这方面非常用心;

缺点:

1.搜索功能还需要进一步优化;

2.客户端存在问题;


我曾反复思考,Teambition对我来说是不是太庞大了。正是其安卓客户端的体验不佳,我决定再寻找一个轻量化的替代品。直到我找到现在主力使用的微软To-Do。




微软TO-DO——我目前的选择

我曾反复思考,Teambition对我来说是不是太庞大了。正是其安卓客户端的体验不佳,我决定再寻找一个轻量化的替代品。直到我找到现在主力使用的微软To-Do。

在微软To-Do推出之前,待办事项领域就有着鼎鼎大名的wunderlist(奇妙清单),奇妙清单的出生时间甚至比滴答清单都要早,不能排除滴答清单站上这个巨人肩膀的可能性。

奇妙清单的拟物化设计,风头一时无两奇妙清单的拟物化设计,风头一时无两

我在试用子弹笔记之前也曾经使用过一小段时间的奇妙清单,用来记录生活的小细节,甚至还用来存放几张重要的照片。奇妙清单精美的拟物化设计也让我十分喜欢,但我已经忘记是因为何种原因停止了使用。

后来奇妙清单被微软团队收购,继而为微软打造了一款To-Do的产品。我开始重新关注起这款微软To-Do。


亲兄弟长得可是真像,微软To-Do沿用了奇妙清单的设计语言,在点按交互上做到了完全的延续。受微软To-Do的影响,奇妙清单也从拟物化走向了扁平化。

左边是奇妙清单,右边是微软To-Do左边是奇妙清单,右边是微软To-Do

奇妙清单与微软To-Do功能对比奇妙清单与微软To-Do功能对比


这样看来,微软To-Do是奇妙清单的完全升级版,奇妙清单在自己的官网上毫不保留地推荐起自家兄弟来了。


而且值得一提的是,微软To-Do可以完全继承奇妙清单上的数据,不用担心历史数据的丢失。

下面我来简单介绍一下微软To-Do的操作方式。

任务

先讲讲“任务”这个清单,我倾向将它理解为Inbox(收件箱),根据GTD的第一个步骤——收集所有任务,我将所有分配给我的任务、突发灵感、想看的电影和书...等等信息都存放在任务中,在空闲的时候再作整理。

任务视图任务视图

我的一天

微软To-Do的创新功能是“我的一天”,我将它理解成桌面或者dashboard。这是一个智能的列表,点按一下“小灯泡”图标,它会根据从循环类任务、重要任务和有截止日期的任务中挑选出我们可能最需要在今天完成的任务。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

一般来说,同时面对十几条任务,很容易让人一时找不到北,产生畏难心理,有了这个“我的一天”的智能清单,一定程度上省去了我们GTD整理任务的精力,让我们聚焦在这些事情上。

另外,设置循环任务真的能有效避免各种平台断签喔。

子任务

每个任务里面都可以设置子任务,这一点和滴答清单等同行区别不大。在GTD的第三步——组织上,可以在这里预想一下完成这件事情都需要哪些步骤。如果手头上已经有部分资料,例如文档、截图、和一些文字草稿,可以将这些资料添加到任务的备注和附件列表,以便随时调用。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

比较可惜的是单个附件有25MB的上传限制,但存放常规的内容一般是足够的。

自定义列表

下面就是各项自定义列表了,我倾向于将这些列表看作归档文件夹,用于GTD第四步——回顾。

在临睡前,我都会对当天处理过的信息做一次简单的复盘,从“我的一天”里面查看当天打钩了的事情,想想有哪些地方表现满意,哪些地方想得不够周到,我都会在备注里面置顶填写,随后添加“#标签”,转移到各个自定义清单里面进行归档。


对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

我将自己日常会接触到的事情和想法归称7大类,分别存放,如果觉得不错,可以参考一下。

除了上述功能方便我执行GTD以外,微软To-Do还凭借着自己强大的办公生态,打通了不少功能,也让我看到了比较广泛的应用前景。


目前微软To-Do是有协作功能的,但到现在我还没有协作对象用上这个功能。

微软To-Do已经开始和Outlook展开联动了。在网页版的Outlook中,可以查看到已有的微软To-Do任务,而且将邮件拖动到To-Do中,可以马上将“处理某封邮件”添加到任务清单里面,这对Outlook邮箱用户来说非常友好。

拖拽到任务列表即可生成任务拖拽到任务列表即可生成任务

不过office的Outlook客户端暂时还不支持和微软To-Do联动,感受一下Outlook客户端操作的复杂性。希望假以时日,两个团队能加把劲把这堵墙打通。

对部分人而言,这个界面容易产生焦虑感对部分人而言,这个界面容易产生焦虑感

微软在安卓端还推出了微软桌面的应用,据说现在已经推出了和微软To-Do联动的版本。

上述提到的一切功能,都是免费的,简直是新手用户一步进阶的福音。至于微软是否会收集个人信息并加以利用,网上存在着不同的观点。我的观点是,微软已经公开了自己对数据隐私的处理原则,用户有权了解数据如何被收集和利用,我选择相信微软。


作为一个桌面系统巨头,微软从来都是安卓和iOS端的应用开发商。安卓阵营的深色模式还是参差不齐的时候,微软To-Do已经很好地遵循了Material Design的设计原则,深色模式做到了良好的适配。

深色模式适配完善深色模式适配完善

美观舒适的界面美观舒适的界面

主观评分:90分/100分

优点:

1. 独创“我的一天”功能,软件设计逻辑对GTD的执行很友好;

2. 支持网页版和三大系统阵营,不过还不支持手表,相信微软会跟进;

3. 设计语言简单明了,多套皮肤和背景美观舒适;

4. 可回溯性非常优秀,和其他的微软办公产品有望展开更多的联动;

5. 拥有部分滴答清单的收费才能功能,使用全免费降低了门槛和沉没成本。


缺点:

1. 微软自家产品的去留程度具有不确定性,用户越喜欢,越难逃“被砍”的魔咒;

2. 文件上传仍然有体积限制;

3. 相对于竞品滴答清单,暂时没有日历视图,也没有可联动的微信小程序。

4.子任务功能依然不能独立,但却有清单文件夹用于存放清单列表,但这个逻辑不太恰当,将清单列表看作是单个任务是不合理的。

综合上面的介绍,微软To-Do的缺点我都可以理解接受,它免费、友好、简易的特性吸引着我继续使用。


这篇分享就要进入尾声了,接下来,我想简单地总结一些想法。



总结

利用GTD方法和相应的工具来管理任务和时间,这样可以使我们的生活更便捷更有条理,也能够让自己随时重温过去,总结现在,启发未来。

但是,其实利用GTD管理方法的核心不在工具,而是在我们的意识。有了提升自己的坚定信心,那怕是纸质笔记也能很好地为自己服务。工具只是辅助,关键在于坚持。

希望我的经验分享和工具介绍可以帮助大家少走弯路,从GTD中找到灵感,节省更多的时间和精力享受工作和生活。


最后再晒一晒我在什么值得买和扇贝阅读上的打卡,与大家共勉。

对抗拖延症! 万字盘点我对To-Do工具的取舍和提高效率的心得

感谢阅读感谢阅读


展开阅读全文

打开App,查看更多好文内容
全部评论 (22)
金陵小书童
0
5小时前

一些常规性的必然需要准备的事情用滴答清单设置在桌面,突发性的小事直接用微信提醒,或者三星手表提醒

取名有难度还是随便吧
0
17小时前

OmniFocus

明明要儒雅随和
0
11-10 10:28
silencesky: 你说的都对,但我还是会拖延。 拖延癌晚期路过一下。。。 1

所以就要行动起来啊,感觉会很不一样的。

silencesky
0
11-10 08:56

你说的都对,但我还是会拖延。 拖延癌晚期路过一下。。。

帅到被扁
0
11-09 22:32
帅到被扁: 先收藏一下,感觉自己做事情就是太没有条理性,这个也许可以用一下 1
夏之星繁: 收藏即是拖延的开始… 2

还真是这样

打开App,查看更多好文和评论
猜你喜欢
编辑精选
28
283
22
你已经点过赞了
新浪微博 QQ空间 微信好友 豆瓣
当前为触屏版
热门搜索