PPT 小技巧 篇二:三个简单的设置,可快速提高你的PPT使用效率
日常在使用 PPT 软件时,如果能对 PPT 软件进行几个简单参数的设置,不仅方便日常的使用操作,还能提高你的工作效率。
设置1:「 撤销次数 」设置
Ctrl+Z 是在 Windows 系统「 撤销 」的快捷键,但在 PPT 使用中,我们只能进行数次的撤销。但通过设置,我们可以将撤销次数提高到150次,这非常方便我们的操作。
撤销次数的设置步骤(以Office 2016版为例):「 文件 >> 选项 >> 高级 >> 最多可取消操作数(X) 」,将里面的数值改为150。(PPT的最多撤销次数为150)
设置2:“主题字体”设置
对于一些新手来说,PPT 字体不统一是最为常见的问题。那是不是可以通过设置,默认 PPT 的字体呢?
答案是肯定的!可以通过设置主题字体来选择PPT的默认字体。
主题字体的操作步骤:「 设计 >> 变体 >> 自定义字体 」,分别设置默认的中文字体和西文字体。
下面是将PPT默认字体设置为微软雅黑(中文)和Arial(英文)的步骤:
需要注意的是:主题字体设置不是一劳永逸,只是针对文件有效,不能默认新建 PPT 文件的默认字体。这是什么意思呢?
这意思是说,PPT 设置默认的字体虽然可以保存,但无法自动提取,例如以Office 2016 版为例,当将文档默认字体自定义为微软雅黑,这个自定义可以保存,但无法成为每次新建 PPT 的默认字体,软件还是默认原来的字体(等线light)。那如何确保 PPT 默认字体为已设置的呢?
很简单,就是每次新建一个 PPT 文档后,先通过「 设计 >> 变体 >> 字体 >> 自定义字体 」设置或选择默认字体,再保存,然后每次打开PPT都会默认这个字体。
另外一个方法,就是通过主题设置,将自己设置的字体、模板等保存为自定义主题,再新建 PPT 文档前需选择该主题,可以实现这个功能。
设置3:工具栏设置
为什么要对 PPT 工具栏进行设置呢?
主要是PPT的一些常用工具隐藏较深,通过将其设置到常见工具栏中,从而提升我们使用效率。
例如,在PPT 2010版本以上,提供了「 布尔运算 」的功能,但「布尔运算」几个工具隐藏较深(如下图所示),需多个步骤才找到,这样对我们使用效率有一定的影响。
再有,在日常PPT制作过程中,我们也经常需要将一些素材(如文本框、形状、图片等)进行对齐,但对齐的工具也是隐藏较深(如下图所示)。
下面以 PPT 2016 版为例,简单介绍下,将PPT内层菜单设置至界面的功能区,设置后的效果如下图所示。
在上图中,我们可以看到,我们在 PPT 功能区界面提供了「 形状处理 」的主选项卡,在这主选项卡中包括了前面所说的「 布尔运算 」和「 对齐 」涉及的工具(命令)。这样可以使我们操作过程快速找到相应的工具,提高了效率。
工具栏的设置步骤:
第一步:点击 PPT 主界面的「 文件 」选项卡,进入如下界面,再点击「 选项 」;
第二步:进入「 PowerPoint选项 」界面,我们点击「 自定义功能区 」,选择「 所有命令 」,再点击「 新建选项卡 」,然后从命令栏将相应的工具「 添加 」进来。
示例:
备注:由于这些命令是按字母顺序排列,分布较散,需一个个进行筛选。
第三步:点击「 PowerPoint选项 」中的「 确定 」即可完成设置。
另外,PPT还有一个「 快速访问工具栏 」,也可以将常用的命令添加至此,这同样提高我们PPT制作的效率。设置方法和前面差不多,不同的只是选择「 快速访问工具栏 」,如下图所示。
设置后效果如下:
以上的步骤设置的确繁琐,但还有另外一种方式是通过导入别人已经设置好的配置,即可快速实现工具栏的设置,如下图所示。
导入配置前后工具栏对比
本文完。
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