人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

护宇 02-16 19:35 关注

分类乱、命名杂、工具多,被@护宇认为是资料整理的三大问题,下面是我的一些思考,欢迎友善讨论,合理的意见我会听,但是无理的撒泼,只会让人觉得一些人真的很没教养。

往期好文回顾:

《Office软件居然还可以这么用,看完真的开眼了!》

《这个超实用的Office操作,原来是被人忽视的王者!》

《评分9.5以上,这8部让人惊艳的神作,堪称国产纪录片之光!》

从小就是个整理控,喜欢把东西收拾得井井有条。

记得上幼儿园的时候,睡前习惯性把衣服叠成豆腐块,老妈和姐姐每次看了都忍不住夸。

不过,后来啊这爱收拾的习惯,慢慢转移到「资料整理」上了。

比如这是我5年多前整理的大学课件 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

2年前的个人电脑「开始」界面👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

工作之后的资料整理 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

最近一段时间,我就寻思着写篇文章,系统总结自己的资料整理经验。

在我眼里,资料整理早就不是简单的收拾整齐,它的背后其实是知识管理。

怎么理解这句话?看完文章就知道啦。

01:为什么你的资料总是乱糟糟?

不知道你在做资料整理的时候,有没有遇到过这样的问题:

整理体系一日三变,今天觉得这样整理好,明天觉得哪里不对劲。

时常反复,日渐心累,花费大量时间之后,最终只能放弃。

所以,我觉得先把资料整理常见的问题挑明,再给解决方法,比较妥当。


当然,「懒癌」晚期患者,俺就没办法了。

❶ 分类杂


下图这样的场面,大家都不陌生吧?干货是个好东西,不过常常是收藏一时爽,用时火葬场。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

❷ 命名乱


很多人在文件命名上做得不到位,经常无头无尾,即使有everything这样的搜索神器,也无法拯救。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

❸ 工具多

来,现在做个数数游戏,打开你的电脑或手机,看看自己手上正在使用的资料整理工具,是不是一只手都数不过来了?

找资料的时候,是不是经常一脸懵逼:咦,这个文档我放哪来着?

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

所以在我的眼里,抛开懒惰这一因素,很多人在整理资料时会遇到三大问题:分类杂、命名乱、工具多。

接下来,我就针对每个痛点,把自己的经验分享给大家,希望给各位带去启发。

02:我是怎么解决这些问题的?

找对症状,问题就解决了一半。

先来说第一个,也是最重要的一个。

❶ 分类杂

要想解决这个问题,关键在于建立一套自己的归类体系。

我之前看过很多相关文章,但发现过于个性化,实际很难应用。

于是,我就在思考这样一个问题,有没有一套适合大众的分类体系?答案是肯定的,而且我自己就在用,效果还挺好。

资料整理,我认为分成三大类即可:工作、学习、生活。

这是一个大的框架,适用于每一个人。

具体的又会涉及到:临时资料、常用资料、存档资料。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

这套体系,我应用在资料整理的方方面面,比如这是我的个人桌面文件 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

这是我的浏览器书签 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

这是大的整理框架,相信也比较容易理解。但接下来要怎么分,很多人就会出问题了。

我觉得先要有一个判断标准,即做到什么程度表明自己做到位了。

我自己在用的指导原则是:麦肯锡的MECE法则,即文件之间要做到不重复,不遗漏。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

那,具体的整理思路是什么样的呢?

一开始,我也没想得很明白,后来在看秋叶大叔的《写作7堂课》—— 「框架式写作」部分时,得到了莫大的启发,确定了两个整理思路:按时间划分 和 按空间划分。

这么说肯定比较抽象,我举两个例子,大家就明白了。

▌按空间划分

比如在管理新媒体多平台时,就完全可以按照空间来分。不同的平台,以及每个平台下有哪些账号,彼此之间完全符合MECE法则。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

▌按时间划分

比如在运营微博时,经常需要同步公众号的文章。我就按照时间顺序拆分了「傻瓜式」的操作步骤,同样是符合MECE法则。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

当然,大家不要孤立地去看待时间和空间这两个维度,实际应用时,应结合在一起思考。

在具体梳理的时候,我习惯画思维导图,其实长得很像一棵树,对不对?所以我更习惯叫它「逻辑树」,彼此独立却又彼此关联。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

判断标准(MECE)、执行思路(时空法)、思考工具(逻辑树)就介绍清楚了。接下来是最核心的部分:

具体的分类体系,应该如何搭建?

比如你要负责一个公众号的整体运营,过程中肯定会涉及到各种文件,如何搜集整理,才能做到多而不乱呢?

这就涉及到个人知识管理的问题了。

我现在愈发觉得:资料整理的内在逻辑其实是知识架构的梳理。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

举几个自己的实战案例,从工作 → 学习 → 生活,全方位跟大家分享我的理解。

▌工作案例

我是毕业后才正式接触新媒体运营这个岗位,对内容运营、活动运营、用户运营、数据运营真的毫无概念。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

在日常工作和学习时,拿到一份资料,经常会遇到两种情况:

❶ 存资料:不知道往哪里放。

❷ 找资料:不知道去哪里找。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

但是工作一年多以后,随着对业务的了解,我终于开窍了,整理资料更加从容!

每次看到一篇好文章、大咖的优质分享,我都能做到有序归类,及时消化。要用的时候,也能在短时间内快速找到。

核心原因:我逐步理解了业务背后的知识框架,建立了相应的知识体系。

这一点在知乎运营上尤为明显。

记得刚开始做知乎运营时,我连怎么在知乎找到一个好问题都不知道。运营一个月后,连一个100赞的回答也没有。

因为不得章法,虽然在印象笔记收藏了很多文章,但运营思路并没有打开。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

但我没放弃过拿下知乎的决心。

通过看各种运营文章、新媒体图书和课程,我对知乎运营进行了全面拆解,直接把成果做成了400多页的PPT教程 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

执行思路就是按空间对知识点进行划分。

从平台规则、产品功能、写作技巧、运营方法、变现模式等维度去拆解,再用前面提到的「逻辑树」辅助思考,整个知识框架就这样搭建起来了。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

知乎运营的思路打开后,在运营整个新媒体矩阵时,我就再也不惧怕任何信息的冲击了,因为我已经可以借助一套知识框架做到有效把控。

这是我在石墨文档整合的部分新媒体资料 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

背后依然有一套自己的知识体系在里面 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

除了本职工作,我在其他方面也逐渐开窍。

比如在学习团队管理、职场沟通方面的内容时,我会努力搭建知识框架,并且以「逻辑树」的形式去分类、命名。

这是我之前写的《实习生培训文档》,按照时间顺序,以逻辑树的形式,对实习生培养这块进行细致拆解。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

▌学习案例


我知道自己的沟通能力一直不太行,所以日常无论是看书还是看同事们聊天,我都会注意搜集案例,好坏都有。

好案例:为什么人家这么说,让人感到非常舒适/专业?

坏案例:到底哪个点让我心里产生了疙瘩?

不知不觉,文档里也积累了不少有价值的内容 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

▌生活案例

俺皮肤偏黑,之前特意去学习了怎么防晒,把课程、科研论文看到的内容结合成了一个防晒知识库,有需要的时候就拿出来复习一遍 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

又比如我经常记不住自己的衣服尺码,网购吃了几次亏之后,我把它们直接记在了印象笔记里。至此之后,很少买到大小不合适的衣服了。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

所以,你看,资料整理的背后是知识管理,这句话没有说错吧? 当然,我也知道看到这里,一个新的疑问可能又会产生:去哪里获取你说的知识框架?


这里,我也推荐四种方法:书、课、人、文

1)高分图书

通过豆瓣多找几本高分书籍,仔细阅读其目录和内容,提炼出知识框架。 比如你想好好学习工作型PPT的制作,那么这本《说服力 工作型PPT该这样做》的目录就很有借鉴意义!

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

结构非常清晰!如果你刚好要系统学习PPT,那这个就是很好的典范呐!

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

2)优质课程

好的课程在目录上都进行了精心的设计,但很多人在学习的时候都陷入了具体知识点的学习,忽视了这笔宝贵的财富。

比如现在有很多新媒体和自媒体从业者,那写作是必备技能,像下面这门课程框架就非常好 👇

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

根据目录稍微调整一下,是不是就拥有了新媒体写作框架 V1.0版本 ?

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

3)行业专家

向行家提问其实是最快最高效的方法。

比如我个人沟通能力不行,所以当时看到我们公司的商务百合姐,在工作群分享线上对接注意事项时,觉得非常好,就立马收藏了起来。

毕竟,这种知识是图书和课程里很难学到的啊!

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

那如果身边没有合适的人可以学习怎么办?

其实可以去公众号、知乎等平台找,或者直接上「在行」去付费咨询。只要你诚心去找,在互联网时代,相信一定可以做到。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

4)优秀文章

现在的文章虽然鱼龙混杂,但优质的内容也不少,可以通过阅读量、点赞、留言区评论,找到合适的文章进行提炼。

比如这四种获得优质框架的思路,我就是参考了秦老师公的一篇文章:讲真,这是我最最最重视的一个秘密武器。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

写到这里,相信大家对于如何做好资料分类,有了进一步认知。我这里也简单地做下小结:

指导原则:MECE法则(相互独立,完全穷尽;不重叠,不遗漏)

执行思路:时空法(按时间划分、按空间划分)

思考工具:思维导图(逻辑树)

分类逻辑:三大类(工作、学习、生活)、四大法(书课人文)

这些内容,都是层层递进的哦~

我的思维逻辑就是在这样的整理过程中逐步锻炼出来的。

❷ 命名乱

关于分类,我前面讲了很多,现在来说说命名的问题。

我之前学过很多文件、文档的命名方法,但发现真要用的时候,哈哈,一个也想不起来!

所以,我现在分类就很简单,遵循两个原则。

原则一:遵守电脑的排序逻辑

针对数字、字母、汉字,电脑是有一套自己的排序逻辑的。

优先级是:数字 >字母 > 汉字

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

弄清楚排序问题,之后就是具体的文档命名。这个我不固定,根据需求灵活应变。

比较常用的方法:所属领域 + 文档用途

比如下面这个文件夹,数字(01、02)就是起到排序作用,引号里的是为了标注所属领域,后面的文字表明文档用途。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)


总之,我不喜欢把命名弄得太复杂,尽量简单。

所以,我也很少用标签去管理,之前试过,但发现标签经常记不住,也经常记错,而且现在很多知识管理软件的搜索功能都做得不错。

原则二:尽量用问句的方式

相比于干瘪的陈述句,问句更能引发一个人思考。所以我的很多资料命名,都是以问句的形式呈现。

人间学习手册 篇三:如何有效整理电脑资料?攒了5年的经验,今天毫无保留地分享给你(1)

通过这种命名方式,我的文件管理可以做到非常清晰,查找也很方便。

排序上,按照知识框架的形式进行梳理,结构清晰;

描述上,做到清晰表达的同时,多用问句引发思考。

至于,我自己都在用什么工具整理资料,今天的文章篇幅太长了。

所以下一篇文章,再来说这件事。

全部评论(125)
怂系青年
16
02-16 22:29

一个疑问,按照你的思路,怎么会在接触一个新事物时就已经有了清晰的逻辑结构,新事物不是慢慢才认清的么?没有清晰的逻辑结构又如何在初始时就知道如何分类,所以针对一个新事物的认知,会先Mark,然后再倒回来整理吧,时间成本是不是特别高呢?

飞天蚂蚁
9
02-17 07:20

作者的目的不是让你去学怎么编号,目的是帮助让你迅速真正建立知识体系,当你对某一领域头脑里有了框架,形成自己的体系,怎么整理分类就是自然而然的事情。

西瓜MOTO
7
02-18 09:38

太复杂了,我就4个分类,欧美,东洋,国产,蕾丝

护宇
7
02-16 22:35
怂系青年 一个疑问,按照你的思路,怎么会在接触一个新事物时就已经有了清晰的逻辑结构,新事物不是慢慢才认清的么?没有清晰的逻辑结构又如何在初始时就知道如何分类,所以针对一个新事物的认知,会先Mark,然后再倒回来整理吧,时间成本是不是特别高呢? 1

这个问题我在文章的后面提到了,关于一开始怎么建立框架的问题,主要介绍了四种途径:书、课、人、文。不过我自己更倾向于先看一两本好书或者优秀文章,这样我就有了大致概念,对于目录中提到的点能更好的理解之后,再去大量主题阅读和实践,不断完善这个框架。

Kitkat1022
6
02-16 21:33

看了也没用系列 因为根本不想去想这么多,就像家里的整理术,其实归根结底还是懒

怂系青年
4
02-16 22:39
怂系青年 一个疑问,按照你的思路,怎么会在接触一个新事物时就已经有了清晰的逻辑结构,新事物不是慢慢才认清的么?没有清晰的逻辑结构又如何在初始时就知道如何分类,所以针对一个新事物的认知,会先Mark,然后再倒回来整理吧,时间成本是不是特别高呢? 1
护宇 这个问题我在文章的后面提到了,关于一开始怎么建立框架的问题,主要介绍了四种途径:书、课、人、文。不过我自己更倾向于先看一两本好书或者优秀文章,这样我就有了大致概念,对于目录中提到的点能更好的理解之后,再去大量主题阅读和实践,不断完善这个框架。 2

那,我是这样觉得的,之所以做笔记是帮助我们去学习,而您这样,可以说是先学会了,然后再去细致的整理资料,去积累资料,就好像是为了教学而备课,与一般人的习惯好像不太一样

护宇
3
02-16 22:44
怂系青年 一个疑问,按照你的思路,怎么会在接触一个新事物时就已经有了清晰的逻辑结构,新事物不是慢慢才认清的么?没有清晰的逻辑结构又如何在初始时就知道如何分类,所以针对一个新事物的认知,会先Mark,然后再倒回来整理吧,时间成本是不是特别高呢? 1
护宇 这个问题我在文章的后面提到了,关于一开始怎么建立框架的问题,主要介绍了四种途径:书、课、人、文。不过我自己更倾向于先看一两本好书或者优秀文章,这样我就有了大致概念,对于目录中提到的点能更好的理解之后,再去大量主题阅读和实践,不断完善这个框架。 2
展开隐藏评论

其实不是的,我很多框架迭代了很多次很多次,资料也是在学习的过程中不断整理,不存在一蹴而就,刚开始去练习这种学习方式的时候,蛮痛苦的。不过,每个领域核心知识就那些,看的内容足够多之后,框架就会稳定下来,也就是你这里说的学会吧。

护宇
2
02-18 09:31
终极核爆金坷垃 大哥,说这么多。电脑上还不如直接用一个Everything能解决文件找不见的事。[大囧][大囧][皱眉] 1

如果你只看到了表面的文件整理,我觉得这篇文章你没看懂

护宇
2
02-17 09:18
飞天蚂蚁 作者的目的不是让你去学怎么编号,目的是帮助让你迅速真正建立知识体系,当你对某一领域头脑里有了框架,形成自己的体系,怎么整理分类就是自然而然的事情。 1

对!就是这样子。很多文件资料之所以放得乱七八糟,除了懒,很大一个原因就是不知道放到哪里!

护宇
2
02-16 21:37
Kitkat1022 看了也没用系列 因为根本不想去想这么多,就像家里的整理术,其实归根结底还是懒 1

所以我一开始就说,此法对懒人无效[喜极而泣]