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想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

效率火箭 11-12 08:17 + 关注

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

「高效搞定事情」一直以来是我们「效率火箭」的口号。

然而,大家可能会有个感觉,事情似乎总也做不完,效率再高,也总是有一堆事情要做。这是为什么?例如:我们工作邮件回复得很勤快,但是很快更多的请求邮件就涌了进来,直到把我们精力耗尽。

火箭君根据自己的经验觉得,造成这种局面的一个主要的原因是:

我们可能过度沉溺于「怎么去做」,

而忽视了「为什么做」

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要彻底解决这个问题,可能要花很长很长的篇幅来描述,想必大家也很忙。按照比较流行的 GTD (get things done)理念来说,搞定事情的路线是 首先清空大脑,然后一步步按照设定的步骤执行。GTD的五个核心步骤是:收集、整理、组织、回顾、执行。 火箭君倒不觉得 每个人都非得按 GTD 来做,但是 GTD提供了一些很有启发的过程,比如我们今天重点要谈的:收集

为什么要「收集」?

「收集」就是将我们脑海里一些缠绕着的事情,一些未尽的事情,一些受限于条件不能立刻完成的事情,记录下来。 收集记录的方式可以多样,哪怕纸笔也可以,我们后面会谈到,但重点是要记录下来。

按照GTD的说法「收集」是为了清空大脑,摆脱心智负担,让我们可以不必纠结于某些事情,也不用害怕万一忘了怎么办,这样大脑可以更好的运作于当下的事情上。

火箭君个人认为,好的「收集」方式,是一个反向锻炼自己「产生」念头的过程。

我们想,如果任何事情只要无成本记下来就好了,那么势必会记下很多稀奇古怪的念头,从「独角兽吃草吗?」到「我要是500强CEO遇到华尔街股灾会怎么做?」…… 这类莫名奇妙的问题总有一款适合我们。顺便说一下「X乎」有不少这类的问题(当然也有不少优秀问题,无意黑X乎,只是想说人们的念头有多么丰富)。

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而如果「收集」是一个有成本的过程,甚至有一定导向性质的过程,那么反过来会约束自己产生一些无关的念头,从而分散精力。 值得一提的是,约束稀奇古怪的念头,并不是说要约束「创造性」,我只是说,「创造」也是在一定模式下积累产生的,而这种积累恰恰来自优秀的「收集」。GIGO(Garbage In Garbage Out) 原则,受很多海外专业人士认可,讲的就是 「垃圾输入,导致垃圾输出」, 没有优秀的「收集」不可能产生优秀的「结果」。

如何打造自己的「收件箱」

先说结论,我们需要有一个以上的「收件箱」或收集入口。

重点不在于,我们是用纸笔手账还是各种花式App进行收集记录,重点在于,我们要有多于一个的「入口」。

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比方说:我们有本传统的纸质笔记本,随身携带作为记录念头的「收件箱」,文艺青年可以选择 Moleskine 那种。建议大家从笔记本的正面第一页和最后一页同时开始记录,这样就能在收集时自然而然把「念头」分为两类。

分类方法有很多,但重点是,要有分类(但又不能太复杂),而不是一股脑的堆在一个地方。

我们可以考虑:

要是经常受时间日程驱动的,可以把念头分为「紧迫性」「非紧迫性」两类。

要是经常在职场和个人事务间徘徊的,可以把念头分为「工作任务」「个人家庭」两类。

要是经常从事创意类工作的朋友,可以把念头分为「创意灵感」/「一般备忘」两类。

分类的好处在于:

  • 强迫我们抽取一小点时间,对事情做一个快速回顾

  • 无形中训练自己有的放矢的产生念头,而不是发散性的乱想

  • 自然也方便日后回顾整理

可能有人会问,为什么分类还可以训练自己产生念头的能力?

有个不恰当的比方,自从实施「魔都辣鸡分类」之后,有统计说,大家明显外卖到家吃饭变少了,因为产生的垃圾分类处理很麻烦,换言之分类的门槛间接影响了大家的垃圾生产模式。这种门槛如果善加利用,就能影导念头的生产模式。

由于这个模式因人而已,建议大家多试试几种分类模式,才能找到自己适合的方式,而且不必拘泥于「二分法」,可以「三四五分」,但最好不要超过五类,也就是一个手数出的程度。过于复杂的分类会导致「从入门立刻到放弃」。

火箭君自己的例子

火箭君多数时候用手机进行收集记录。

我的手机上有3个「收件箱入口」,对应3个不同的App记录。

3个「收件箱入口」分别是:

1. 有时限 + 需要付出努力的

这个入口下一般是工作上的事情,例如:项目的一个里程碑,一个期待的结果,一个需要细分的目标。

火箭君把这类事情放在 Todoist 这款App上。

利用 Todoist,我们不仅可以在手机上收集念头,也可以在稍后在电脑上启动桌面版继续分解回顾和整理做任务。

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2. 有时限 + 无需大量努力的

这个入口下一般是需要提醒的琐事,例如:领个快递,约了什么人,不要忘了买一样东西……

火箭君把这类事情放在 iOS 默认的 「提醒事项」上。

这类任务多是 偶发一次性的。有时也会出现日常重复提醒需要的,这也可以利用「提醒事项」周期设置功能完成。 总之,只要进入这个App,都是些只要记住时间提醒即可,不用刻意事先准备或深入思考的备忘念头。

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3. 无特别时间限制的念头

这个入口下一般是些 突发灵感,临时点子,或者一时需要记录但也不是特别紧急的事情,例如:看到某些 种草文章/推荐视频时 突生感想,觉得自己将来也能试试,可以把这个念头在这里记下来,以后有空可以来翻翻,或许有惊喜 ……

火箭君把这类事情放在 「Bear」这款应用上。

Bear 里面可以根据标签继续细分,但一般来说,先扔进去。

另外,Bear 支持Markdown, 特别适合列出想法,尤其是有层级的想法。

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最后

火箭君要声明一点,我们不觉得有一种「放之四海而皆准」的模式在任何人身上都适用。就像如果有人声称一种药能治腰腿酸疼,能治头痛感冒,能治发炎发热,能解百毒……, 那么我们一定要慎之又慎。

祝大家早日找到自己的分类「收件箱」模式,如果觉得有用,我们下次再讲讲我们是如何做「收集」后的「整理」的。最后, 大家可以在留言里留下自己的「收集」好点子,分享给更多小伙伴!

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全部评论 (1)
觀海聽濤
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11-12 09:23

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