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避免每次「从零做起」,不用逐个给文件「贴标签」,资料照样按标签分类聚合!

效率火箭 11-05 23:08 + 关注

避免每次「从零做起」,不用逐个给文件「贴标签」,资料照样按标签分类聚合!

避免每次「从零做起」,不用逐个给文件「贴标签」,资料照样按标签分类聚合!

本文我们将介绍: 通过「标签」工具为电脑上的文件进行分类的机制。

重要的是,和以往不同,现在我们不再需要为每个文件「逐一」贴标签了,而只要考虑一下有哪些「关键字」适合作为「标签」即可,这可是一个节约了大量时间的文件整理新思路。

不用贴标签,却能得到标签的好处

关于「西西弗斯推石头」的悲剧

老规矩,先说说「为什么」要对文件进行「标签化」管理。「标签化」管理的好处有很多,如果我们已经很清楚的话,可以跳过这段。

防止每次「从零开始」

按照古希腊神话,诸神为了惩罚一个名为西西弗斯的人,让他每天要费力的把一块巨石推到山顶。然而,在这块巨石每次到达山顶时,又会滚回到山脚下。西西弗斯不得不再次费力地从头开始推动巨石到达山顶,周而复始,不得解脱。

避免每次「从零做起」,不用逐个给文件「贴标签」,资料照样按标签分类聚合!

我们现代人也是一样,如果每件事都要「从零开始」做起,效率势必是极低的。周而复始的「从零开始」,对于个人成长而言是也灾难性的。如果想要高效率成长,我们每次的操作最好能在前次或前几十次甚至前人几百次的基础上不断迭代改进。

这个「不断迭代」的套路适应范围很广,无论是「弹钢琴」一类的肌肉记忆训练,还是「做决策」之类的脑力活动,都能起到强力的改善作用。

如果,大家想快速从工作中脱颖而出,一定要摆脱「从零开始」

而我们的电脑文件资料,就蕴藏着很好的摆脱途径。工作也好,生活也好,很多电脑文件都是一次性的,但是如果可以积累下来,复用其中有价值的部分再行改进的话,就可以防止下一次「从零开始」。哪怕是一份业务报告的模板, 一份前人写过的会议记录,一个日常的运营数据,甚至一个PPT素材,这些东西都可以在我们下次需要参考时,这些现成的「套路」让我们节约大量时间,产生几倍效能。

通俗来说,

世间本无高手,套路多了,自然成了高手。

-- 鲁迅吧?

「标签」是高效的索引方式

很不幸的是,这个「不断迭代套路」的道理虽然不难理解,却仍旧很少有人可以坚持实践,一个重要的原因在于:

管理积累下来的文件资料是极其耗费精力的

无论是 笔记/视频/模板,要让这些资料再下一次能够直接脱颖而出,要花的代价可能比把「石头从山脚下重新推到山上」还要大,所以大家倾向于放弃治疗,这个我们完全可以理解。整理文件很痛苦,如果没有系统性的方法,常常陷入:刚按日期把文件分类好又要推倒重来,按客户名称再来一遍,最后想着是不是还要按参与人员进行分类……

为了应对这种层出不穷的「分类纬度」以及无法一次想清楚的分类方法,文件「标签」应运而生了。

和微博/推特之类的社交媒体一样,一个标签可以聚合一大堆相关信息,而且下次我们想按照另一个完全无关的维度划分文件,也只要在资料后面加上新的标签即可,随时可添加,不会陷入每次「推倒重来」分类文件的尴尬境界里面(推倒重来就是西西弗斯悲剧)。

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推特上聚合亿万消息的#标签

有些聪明的小伙伴会采用文件名内嵌「标签」的方法,来管理文件,通过Everything / Listary 之类的 文件检索工具进行文件聚合。例如:常见的下载视频都默契的采用了这种方法

美剧.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影视.中文字幕.mp4

这个文件名其实就包含了很多「标签」信息,我们需要搜索高清1080p的文件也好,所有的美剧/韩剧也好,要中文字幕的视频也好,都可以瞬间通过「美剧」「1080p」「中文字幕」之类的字眼快速查找到相关的文件。

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事情哪能这么顺利?

然而事情不会如同想象的那样简单,即使我们理解了「标签化」管理的好处,我们可能仍旧无法从容管理自己的文件。 这是因为,我很懒,有些事的成本仍旧太高,高到我们宁可还是愿意每次「重新推石头上山」。这里有这么几个困难:

自律?那是不存在的

让我们老老实实按照一个固定pattern填写文件名?这个最多就是一时兴起的「行为艺术」,到后面肯定会动作走形的,不是忘了标注「地域」就是忘了标注「重要度」。如果没有什么模板给我们提示参考的话,文件命名光靠自律来运作,恐怕一分钟也走不下去。

歧义?倒是一直存在的

假设我是个意志坚定,思路清爽的boy,还是逃不开「歧义」陷阱,例如:像「纽约」这种已经比较规范化的词,有时我们还是会记为「曼哈顿」「Newyork」「NYC」「NY」……它们在语境里的意思可能都可以归到「纽约」下面,然而一个「纽约」的字眼岂能让电脑智能的理解出各种含义,并把这些相关文件呈现在我们面前?

哦,对了,即使我们自己保证用词规范,也不能保证给我文件的人和我采用一样的思路,那么我再去把每个收到的文件的「NYC」改为「纽约」吗?

「贴标签」又是重复推石头

退一步,即使我们高度自律,严格对待自己的用词(还用各种手段胁迫说服了所有参与文件交换的人),这仍旧难以推动文件「标签化」,因为,给每个文件「贴标签」,这种重复动作会变得很痛苦。

最困难的事情被消灭后,次困难的事情就变成了最困难的

-- 还是鲁迅吧?

每次给文件标写「中文字幕」「1080p」之类的字样本身就很枯燥,如果有100个这样的文件,就会引发危险的情绪。比起情绪失控,我们一般还是会理智的选择「放弃治疗」。

如何让巨石悬浮在山顶上

熟悉我们的小伙伴一定知道,我们有一套实现文件「标签化」的管理工具:


tagLyst Next

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现在,我们为这个文件管理工具带来了

一个重要的升级,V2.9

这次升级,主要就是解决了上述「标签化」管理的难点, 让我们的的文件管理不用陷入「周而复始」的「推石头」游戏中,毫不夸张地讲,这次 我们直接让「巨石悬浮在山顶」上。

为了做到这点,我们听取了很多用户的意见,并加强了「智能匹配」潜在标签的功能。

简单来说,我们不再需要逐个为文件「贴标签」了

「智能匹配」潜在标签究竟如何做到的?我们来看一下:

根据「文件名」智能匹配

许多用户反映,如果我们的文件名中包含了「纽约」的字样,例如「201909纽约出差报销.xlsx」,这时,我们想按「地域」分类文件,创建了「纽约」这个标签。那么我们是不是还要为类似「201909纽约出差报销.xlsx」的文件逐个贴上「纽约」的标签呢?
是不是有种多此一举的感觉?
现在,V2.9版下,智能匹配标签让我们只要创建「纽约」这个标签,就可以完事了,现存的文件名当中如果包含了「纽约」字样,就会被智能匹配到「纽约」标签下,不用我们再来手工贴标签了。

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根据「同义词」智能匹配
那么「纽约」,「NY」,「Newyork」之类的文字歧义能否解决呢?
V2.9 当然也能解决!
以往我们要逐个文件自己判断并且贴上标签,现在我们只要定好规则就可以了。
将「NY」,「Newyork」作为「同义词」合并到「纽约」标签下,下次这类文件自动就会匹配到「纽约」之下。如果,以后新出现了「N.Y.C」这个字眼,我们也希望它代表纽约,只要修改规则就可以生效了,不用再去审视所有文件重新去贴标签了!
这样一来,结合上一条「文件名」匹配,可以瞬间过滤掉大部分的未分类文件!

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用30秒定义同义词

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所有纽约相关的文件都能被检索到了

标签建议,奖励命名好习惯的用户

V2.9 还尝试引入了「标签建议」功能,虽然这是一个初步的功能,但是可以根据已有文件名称特点,启发用户采用哪些标签作为预设。

当然,这个功能的前提是,文件名已经有较好的命名处理,如果文件全是

123.docx, a.pdf, 临时图片.jpg ,新建文本文件.txt ……

都是这类文件的话,神仙也是没有办法施展威力的。

但是,如果大家的文件都像上文提到的这种命名格式:

美剧.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影视.中文字幕.mp4

那恭喜了, 这种文件会被有效的切割出可能的候选标签「美剧」「1080P」「中文字幕」之类供我们挑选,只要点击就可以快速添加为「预设标签」。

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这是识别出来的

一些应用的例子

说个我们自己的例子,「效率火箭」一直以来的干货文章,火箭君都是有归档的。为了给文章分个类,哪些是「Office技巧」,哪些是「App工具」等等,以前我们要每篇文章去「贴标签」,现在,几百篇文章运用「智能匹配标签」,可以快速的发现「Office技巧」类的文章。 我们只要定义「Excel,word,PPT,Office」之类的同义词即可。

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另外,V2.9 自带了一个公司文件的演示资料库。

这个资料库展示了,一堆公司的文件,如何采用很少量的手工操作,就能利用文件名中的「同义词」,展开智能匹配分类,非常实用,推荐大家一看。

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更多关注预设标签,减少手工贴标签操作

如果,工作以外,个人用 tagLyst 来管理一些素材模板收藏,下载文件管理也是不错的选择呢!

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配合文件预览,收藏一目了然


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全部评论 (1)
gdsgds
0
11-05 23:39

其实现实中你会发现新建文件夹和新建文档的大有人在,而我杜绝的办法简单粗暴,搜到直接删除做成计划任务。更有甚者起个名不副实的名字,标签虽然可以解决,但估计他们连看都不多看一眼。

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