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值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

值的猴子 09-10 14:11 + 关注

值无不言,知无不言。嘉宾分享干货多,值友疑问都解决。如您也想成为《值无不言》栏目的主角,欢迎来报名参加,下一期的大咖,就是你!

Hi,亲爱的值友们,《值无不言》栏目新的一期上线啦!无论你是想了解更多攻略还是学习更多知识,点此关注话题#值无不言#

PPT是我们工作和生活中的常用工具,但很多人都不太了解要如何做或者做好一个PPT,今天的值无不言我们请到了生活家@值的猴子,来为我们讲解如何做好PPT,不再做求人的小白,有需要的值友可以先收藏哦~

本期话题:PPT制作背后的真相。

以上为示例问题,本篇干货多多,各位值友可根据自己的实际需求提问嘉宾(使用手机的值友可以在评论区@值的猴子直接提问,PC端的值友点击“我要请教”即可直达提问区咯。)

我要请教

———————我叫分割线———————

本期嘉宾:@值的猴子


大家好啊,我是值的猴子。

很高兴有机会和大家交流我关于PPT的一点小小心得。

PPT可以说是见证了我人生的很多节点。

大学

我的大学号称CPU,crazy presentation university(疯狂演讲大学),爱偷懒的我经常以做PPT的角色在演讲小组里混日子。

工作

作为一个不知名国企的小秘书,经常要给公司和领导做各种报告总结PPT。

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▲给公司老大做的介绍一带一路的PPT节选,为了适应会场4:3的投影幕布,还要做4:3的比例。

兼职

我还尝试过兼职制作PPT,给省级政府部门设计过PPT,也给小朋友做过小猪佩奇PPT,还要配音!遇到过意气风发的创业团队、参赛团队,也遇到过为自己的岗位竞聘、工作总结悉心准备的领导、职员。钱没赚多少,头发掉了一大把,只能安慰自己是丰富一下人生经历了。

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▲随手翻的一些案例,保护客户隐私,有些地方打了码。做的时候基本都是得过且过,钱到手人送走。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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▲不过也有不招人稀罕的客户。当时按要求做的手机银行界面模拟和功能动画,费了不少功夫,客户说不要就不要了……

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▲利用平滑动画做的银行区域介绍。

MOS考试

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▲我还拿到了微软办公软件大师级认证!微软官方认证哦,哈哈。

不过只是听起来比较唬人而已,不过聊胜于无啊。有想考的值友可以参考这篇文章。

我甚至用PPT制作了我的求婚视频值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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用PPT做了一小段文字快闪视频以及两个人的一些回忆,电影院大屏幕放出来的时候心情真是激动坏了。

咳咳,言归正传。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

文本思维导图:

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我希望这篇文章能为你带来什么?

1.基础但绝对重要的PPT操作

2.去哪里找模板、图片等资源

3.能明白为什么自己做的PPT看起来不太舒服

4.从入门到放弃的动画

5.实用又酷炫的小设计

6.个人收藏的一些PPT资源

我们的目标是:小白变大神,从此不求人!

闲话少叙,咱们一起向着目标前进吧。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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揭秘真相1:为什么别人的PPT比我的好用?

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当我们准备开始做PPT的时候,并不是拿过来就开整。先看看自己的PPT有没有做好必要的设置?

1.撤销次数

不知道各位有没有遇到这样的情况,当进行了一顿骚操作之后发现还是原来的版式好看,然后开始狂按撤销(ctrl+Z),按着按着发现撤销按钮变灰了却没有恢复到想要的步骤……这时候如果设置成可以撤销150次,那就美滋滋了。

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▲设置步骤:这个在“文件”→“选项”→“高级”→“编辑选项”里。不过为什么是150呢?因为150是上限,如果可以,我希望是无穷大!

2.自动保存

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▲设置步骤:在“文件”→“选项”→“保存”里,每10分钟存一次。

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▲万一PPT崩了,你又忘记保存,下次打开,你会在屏幕左边看到PPT自动保存的内容。建议间隔10-15分钟,频繁地保存反而更容易导致PPT崩掉……

另外,如果关闭的时候问你保不保存,你点了,就放弃恢复的念头吧,别问我是怎么知道的。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

3.自定义快速访问工具栏

快速访问工具栏就是那个一般出现在PPT左上角的一排工具,把你常用的按键放在一个可以快速操作的地方。

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▲设置步骤:第一种情况,如果你的PPT界面上有下图所示的内容,点击右侧的下拉三角号→“其他命令”。

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第二种情况,如果没有,点击“文件”→“选项”→“快速访问工具栏”。两种方法都能打开自定义快速访问工具栏界面。之后找到你想要的功能,点击添加就可以了。

自定义快速访问工具栏的设置是可以导入/导出的。这里分享一下我经常使用的快速访问工具栏,用导入/导出按钮就可以。这个设置完全可以根据自己的使用习惯进行调整

链接:链接地址点我

提取码:zw7j

4.设置参考线和标尺

想做好一份PPT,或者让人感觉你很会做PPT,你必须得学会用参考线。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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▲比如你操作的时候,别人一看,哇,这条条框框的,看着就高端!

**成就 (1/4)

但其实实际用处也是非常大的,比如跨页对齐、控制页面留白等等都能用到,总之设置出来肯定没错。

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▲设置步骤:“视图”标签栏→勾选“标尺”和“参考线”。

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可能会有人觉得快捷键并没有什么用处,但是当你熟练使用快捷键的时候,别人看到,哇,这操作好流畅,怎么瞬间就取消组合了?值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

**成就 (2/4)

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▲快捷键绝对是提升PPT制作效率的一个重要手段,强迫自己多使用几次,自然就养成习惯了。

即使你一个PPT快捷键都不想记,请无论如何记住保存的快捷键“Ctrl+S”,没事就按一按,对自己好一点。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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▲这一部分,大家可以去我的第二篇文章翻一翻。

如果懒得翻,直接列上我的推荐:

1.模板、图表:

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优品PPT

2.图片:

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Unsplash

3.图标:

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Iconfont

然后,奉上第一波福利(模板图表由于那些资源网站的版权问题自己都闹不清就不分享了,优品PPT随用随下就够用啦)。

图片:都是CC0图片,不存在版权纠纷。都是我在做PPT的过程中积累下来的,也都简单分了分类。还有一些没整理好,等整理好了再更新到评论区。

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提取码:2p0g

字体:都是免费可商用字体。例如思源字体、庞门正道字体、破产字体等等。

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提取码:u3ph

再推荐几个不可商用但好看的字体,不可商用不是不能用,平时自己做个报告还是完全没问题的。

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关于PPT的模板、图标、图表还有大杀器,我们后面再说。

至此,我们的PPT准备工作基本就差不多了,你的PPT已经设置好、PPT资源也已经准备好,那我们就开始下一步吧。

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揭秘真相2:为什么感觉别人的PPT比我的好看,但又说不出原因?

这一部分指的是我们拿到了基础材料以后,如何初步制作一版看起来和谐统一的PPT初稿。

虽然审美是因人而异,版式也是灵活多变的,但关于好看与否还是有一个相对通用的标准的。

那就是设计的四个基本原则:亲密性,对齐,对比,重复。

▲这一部分,具体内容可以参照我的这篇文章,这里简要回顾一下。

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就是把相关联的要素相互靠近。

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▲具体应用第一点就是要注意调整行间距和段落标记距离。

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▲第二点就是不要把内容铺得太开,控制好留白。

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这是最容易做到也最能看出PPT制作者有没有用心的地方。

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▲一个七零八落的PPT即使内容再精美,配图再精致也难以称得上好看。

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▲稍微修正一下,就会好很多。这里就体现出参考线的作用了。

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▲为什么我们经常做的文字型PPT总是让人觉得单调乏味,抓不到重点?那就是因为缺乏对比

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▲这是几种常见的对比方式。如果不同,那就让他们截然不同。

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▲标题与正文形成对比,这样看起来才会有主有次,形成明确的逻辑感和层次感。

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▲重复可以帮助我们解决PPT看起来没有逻辑的问题,但是解决不了内在逻辑混乱的问题。

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▲例如刚才四页基本原则的图,我都用了一样的版式,从形式上搭建了一个逻辑:用这一页样式的就是介绍原则的内容。

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文字PPT一直是我们都很头疼的内容,利用四个原则,我们就可以搞定它。

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▲这里随便选择一个全都是字的PPT。

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▲处理文字,列出大标题。再把每个新闻调整一下提炼出小标题并形成颜色和字号的对比。

前段时间参加一个就职过麦肯锡的大牛的高阶商业汇报培训,他说PPT的标题必须是结论性的。例如“国内市场情况”,那国内市场怎样了?是好还是坏?做这一页PPT是为了什么?PPT的标题就可以改为“国内市场空间广阔,适合产品引入”blabla。这个也是仁者见仁,各位自行斟酌,毕竟领导不一定喜欢。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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▲针对长短不一的文本框,最好的办法就是加框,让形状来划分边界,这样看起来更加整洁干净。

这样一页长文字PPT就处理好啦。

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1.设置默认系列

PPT里面重复性的工作非常多,也是最浪费时间的,而其中重复性最高的就是把复制过来的内容调整为想要的格式,毕竟“天下文章一大抄”……但PPT其实已经有很多方法帮助我们快速调整复制过来的内容。

(1)设置母版

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▲这个应该比较常用也比较基础,就不展开说了。利用母版可以防止复制过来的PPT模板不统一。

(2)设置默认字体

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▲同样是在“母版”标签栏里,选择“字体”。这样你就可以设置整个PPT的默认字体了,设置过以后下次依然可以直接使用,不用重复设置。

(3)设置为默认文本框

这个可以统一新建文本框的样式。

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▲先把一个文本框的格式设置为自己想要的样子,字体,段落都可以设置。然后文本框边缘点右键,选择“设置为默认文本框”。之后新建的文本框输入的文字就都是你之前设置的样子啦。

(4)设置为默认形状

PPT的默认形状画出来总是那个特别吃藕的蓝色和深蓝色的边框,经常与主题的配色是完全不搭边的,每次画一个形状都要重新设置格式。但用这个功能就可以统一新建形状的样式。

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▲先把一个形状的格式设置为自己想要的样子,颜色,边框,样式都可以设置。然后形状边缘点右键,选择设置为默认形状。之后再画的形状就都是这个样子啦。

2.去除文本格式

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▲我们经常会发现复制过来的文本格式乱七八糟的,我们要善用“去除格式”按键,一键去除文本格式。

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▲只要选中复制过来的文本框,点击去除格式,文本格式去无踪。

这个去除格式会改为母版的默认字体哦,不是默认文本框的格式。而且它只能去除文字的颜色字体这些,行间距之类的没法解决,如果想一切解决给大家推荐我的文本文档大法,即把文字复制到txt格式的文本文档里,再复制出来,所有的格式全部消除。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

3.两组超级快捷键

(1)格式刷快捷键

格式刷是制作PPT必须要而且经常会使用的功能。格式刷的如何使用,我在系列文章的第一篇有说过,就不再重复了,咱们这里直接说它的快捷键。

ctrl+shift+C 复制格式

ctrl+shift+V粘贴格式

比复制粘贴多了一个shift,不用再每次跑到上边的菜单栏里找格式刷,直接复制粘贴,效率高到飞起,而且看起来也很专业!

**成就 (3/4)

(2)F4

就是那个F4按钮,它的原理就是重复上一步的操作,它的用处可以单写一篇文章,骗金币(划掉)。

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▲这是我用PPT画的一个图。

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▲每一个看到的形状都是用PPT做的。如果想做右侧那些规则排布的圆点背景,我们需要多长时间?五分钟?十分钟?利用F4,半分钟就足够啦。

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▲设置好一次行间距,和一次列间距,期间一直按F4就可以。F4用得好,一定程度上可以代替格式刷的功能。

再举一个更实用的栗子:给PPT表格着色。

PPT的表格其实是相当难用的,最让我难受的一点就是不能一起选中不连续的单元格。有时候为了突出某几个数据,我要先点一个单元格,选颜色,再点一个单元格,选颜色。

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▲利用F4的话,只要设置好一个单元格的颜色,再选另一个单元格,按F4,节省时间而且看起来也很专业!

**成就 (4/4)

关于PPT制作,我想说两点:

第一,美丑是有标准的,这个标准就是四个基本原则(划掉),领导喜欢。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

第二,不要小瞧每一个快捷键的作用,积土成山,积水成渊,每次操作节省1秒时间,整个PPT的制作可能就能节省10分钟,下次就是20分钟,PPT的制作效率就是这么慢慢提升起来的。

这里更新一波福利,之前第五篇文章里面后面附送的版式PPT貌似失效了,重新建立链接,供大家参考交流。

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揭秘真相3:为什么别人美化PPT比我思路多,比我速度快?

这一部分,主要讲在有一个基本可用的PPT初版基础上,如何对PPT进行一些适当的美化和提升。

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▲关于实用的设计技巧和一些实用的设计网站,我臭不要脸地自我推荐一下这篇文章。

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▲关于动画,我臭不要脸地自我推荐一下这篇文章。

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▲关于酷炫一点的3D动画,我臭不要脸地自我推荐一下这篇文章。

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再我给大家推荐的一个PPT大杀器,也是偷懒神器。自己用过很多插件,像piti,onekeytools,PA动画等,以后有机会可以单开一篇文章。

今天囿于篇幅,只给大家推荐一款:iSlide。事先说明,这款插件是部分收费的。所以即使它有一些可以帮助我们之前排版的功能我也没有提。不用插件,PPT自身操作也完全OK,插件只是进一步提升我们制作PPT效率的工具。

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▲先来看看这款插件的界面,分为设计、资源、动画、工具等版块,我挑几个非常非常实用的功能给大家介绍,收费的功能我会加以提醒。

1.设计

(1)一键优化

我们可以迅速地统一字体,统一段落(行距),设置母版参考线以及统一整体的颜色。推荐统一字体、统一段落功能。

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▲统一字体可以一步将PPT所有的字体全部统一,但是要注意,我们特意选择的特殊字体也会被统一,记得要手动恢复回来。

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▲统一段落可以一步为段落设置统一的行距,个人一般比较推荐1.2-1.3,同样的,统一完要检查有没有因为增加或减少行距导致的排版错乱

(2)设计排版

这里面也有很多超强的功能,我挑一个矩形布局来演示一下。

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▲当我们插入很多照片的时候,我们想把它们对齐排布还是要费一番功夫的,但是用矩形布局就分分钟搞定了。

(3)设计工具

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▲设计工具就是右侧那一条工具栏,我最近常用的功能就是统一大小,非常方便。注意:统一大小以最后选择的形状大小为准哦。此外还有很多实用的功能都被集合在这里,不用再去各种二级菜单翻功能。

2.资源

这一部分是收费的。虽然要花点钱,但是有了这个在手,按时下班不再是奢望。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相 几乎就不用再去找图表,小图标和图片了。

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▲iSlide更新到5.0版本以后,将所有模块都整合在一起了。有很多类资源,我挑三个给大家演示一下。

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案例库,你可以随手下载精美的案例用来学习和借鉴。

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图示库,这个强力推荐,PPT的图表再也不用愁没地方找了。还有相应的筛选功能,按照类型、数量、含不含图片等等,而且质量真的很高。

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智能图表,这个也很厉害,有各种各样的图表,还可以修改数据,图表也会随着一起变化!

除此之外,还有:

图标库,现在的PPT流行的就是扁平风,相对应的,平面化的小图标越来越常用,这里面的小图标下载下来都是形状格式,可以随意更改颜色,比网上下载下来的png方便很多。

主题库,类似于模板,封面和过渡页都比较好看,但是内页的版式都还是需要自己去设计。

色彩库,可以借鉴其他公司、行业、网站的配色用到自己的PPT上。

图片库,图片质量都还不错,关键是可以一键替换,很方便。这个和unsplash互相补充使用更好。

插图库,很多扁平化和2.5D的小插图,png格式,没有背景也是很实用了。

3.工具

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▲工具里面有一个PPT拼图PPT瘦身,非常实用。

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▲PPT拼图效果。这个兼职做PPT的时候很实用,既能给客户看,也不用担心被骗稿。

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▲PPT瘦身则是对PPT大小有硬性要求的时候使用的,即使压缩图片,质量下降得也不会特别厉害。

插件真的是非常方便的提升PPT效率大杀器,但自从有了它我的PPT水平明显退步,因为根本不用自己去思考排版了。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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揭秘真相4:做完就上交?很多人都会忽略这一步。

我理解每一个PPTer制作完成PPT后那种满足又急于展示的心情,但还是请冷静一下。

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请问你检查核对了吗?

上交PPT前,还需要做以下几件事:

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首先是检查字体是否统一。可以用PPT的替换字体功能检查,也可以用刚才说的iSlide统一。

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▲PPT替换字体的功能隐藏在替换右边的三角号里,要替换的字体就是你PPT里面使用着的字体,看看有没有混入什么奇怪的东西。

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▲另外就是嵌入字体。它可以防止放映的电脑上没有安装PPT里面用过的字体,让自己精心挑选的字体在其他电脑上演示时都变成宋体。相当于把PPT里用到的字体捆绑到PPT文件上。两个选项的区别在于:

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另外,如果设置了自动保存,在制作的过程中先不要勾选嵌入字体,因为每次自动保存都会嵌入一遍字体,保存过程会很长,并有可能出现卡死崩溃的情况,可以最后都做完保存的时候再勾选此选项。

备选方案:可以把PPT生成为图片,适用于没有动画且不再需要编辑的情况,有动画的可以生成.ppsx的幻灯片放映格式。终极解决办法是把用到的字体文件从控制面板→字体文件夹中拷贝出来安装到对方电脑上,适用于对方允许你安装的情况,用iSlide插件还可以一键导出PPT里使用过的字体。

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▲有时候我们从网上下载的模板经常会在备注、作者、主题这一类文档属性里面加入模板网站的名字。如果没注意检查就发给别人,不就暴露我们的,真实水平(划掉),粗心大意了。值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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▲还有时候,我们制作多图PPT,发现有那么几张不好看的照片,当时没想好要不要用就挪到PPT外面去了,最后播放一遍也没发现,结果这照片是领导没照好的丑照,你给忘记删了怎么办?值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

这些问题,文档检查器都可以帮助你,而且它不只有这些功能。

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▲点击文件选项卡-信息-检查演示文稿-检查文档。将里面的内容都勾选上,默认状态下幻灯片外内容是不会被勾选的,之后点击删除相应的内容就可以了。

可以看到,如果想要删除的东西和画布有重叠的话,那就不会被删掉,这时候如果检查不出来就自求多福吧!值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相

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文末再送最后一波福利:

附上我今天写文章用到的PPT,看过以后你也许就能发现为啥大标题可以不断变色了,其实就是布尔运算+一张图片的直线往复运动做成的,再送一套非常精美的PPT模板,可以随意使用。

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因为要讲的内容实在太多,没办法一一展开,我选择了从PPT制作的过程入手,把我之前的系列文章整体串联了起来,并加入了一些新的内容,应付日常的PPT制作其实足够了。

最后,我想说,我们有时不要太过于追求PPT的形式,PPT只是一个工具,内容才是PPT的灵魂。

别为了做出一些看似高深的设计而过度设计,经常会吃力不讨好。

简洁清晰,言之有物,适度美化,这是目前的我对自己PPT的要求。专业的设计请交给那些专业的大神们,我们只专注于做好80分的PPT就好了。

今天的分享差不多就到这啦,如果有什么疑问,欢迎大家留言讨论!

全文完,感谢阅读!值无不言107期:小白变大神,从此不求人!带你走近PPT制作背后的真相




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全部评论 (107)
fogive
4
09-11 10:10

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值的猴子
1
09-12 11:33
水货姐姐家的QD: 太牛了,不愧是微软通过认证的大师啊。 文章排版也是极好的。 慢慢规整下文章的资源。 😂不过我知道,这种软件也得靠练。 熟能生巧,区别只是没必要往白费力的方向去练。 1

惭愧,其实那个认证挺水的,随便考考就过啦~就是名头唬人。感动有人注意到我费尽心思在有限条件下努力排版了[喜极而泣]

心野20
1
09-11 13:27

点赞收藏看完留脚印,一气呵成[得意]

新用户001
1
09-11 10:41

我说马来人,但是我看完了,很不错

wuyihao
0
09-27 13:49
wuyihao: @值的猴子,可以发课件学习一下吗?谢谢🙏 1
值的猴子: 看文章末尾[哭泣] 2
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wuyihao: 我想学利用平滑动画做那个银行区域介绍和你你的求婚视频[献花][献花] 3
值的猴子: 平滑不是动画,是幻灯片切换方式。第一页做好内容,复制第一页,在复制页上移动你想要移动的内容,修改你想要修改的内容,之后在切换里面找到平滑,按一下就OK了。平滑是office2019和office365才有的功能哈。 4
wuyihao: 好的,我大概知道了,可以教我怎么做那个求婚视频吗?或者可以出一篇文章吗?谢谢[献花][献花][献花] 5
值的猴子: 文字快闪其实不难,用的最多的就是平滑,剩下的就用出现动画就行,麻烦的是卡点,调整每个字出现的时间,这个需要一点一点试,其实我最后嫌太麻烦,用pr剪了。[尴尬] 6

可以分享一下你用PPT做的文字快闪效果文件吗?谢谢[献花][献花][献花]

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