奇客派 篇七十四：我发现了提升团队协作办公效率的秘密，钉钉文档深度体验

创作立场声明：本文基于真实体验完成，整体来说钉钉文档目前在功能上还未到完全成熟期，但与钉钉无缝衔接的协作功能还是非常香的。

2020 年，突如其来的疫情一度让很多事情都陷入停滞状态，但也极大催生了在线协作办公市场的疯狂生长。

即便没有疫情的催化作用，在线协作也是未来主流趋势之一，只不过现在被加快了而已。作为一个媒体工作者，开始频繁收到通过在线协作软件发过来的需求或资料，包括我们团队内部也正式引入在线文档来优化内部工作流程，效果不错，今天我们就来盘一盘“在线文档”。

如何选择最适合团队的在线文档

如何选择一款合适的在线文档应用，应该是很多团队都面临的问题。当前在线文档领域竞争者众多，主要有石墨文档、腾讯文档、钉钉文档、飞书文档、金山文档等。最终我们团队选择的是钉钉文档，主要基于以下几点考虑：

1、公司内部采用钉钉作为办公平台，直接使用钉钉文档，无需引入新的工具，迁移成本最小且最方便；

2、钉钉文档可与钉钉的聊天、待办、项目等协同工作流无缝衔接，团队协作体验会更流畅；

3、对团队协作而言，稳定性很重要，钉钉文档是阿里的自研产品，产品稳定相对靠谱；

4、团队内部、外部依然有很多人习惯于采用 WPS、Office 等软件，在线文档必须考虑对传统文件的兼容性，钉钉和 WPS 的合作理应保证了兼容体验。

就目前而言，各类在线文档产品在核心功能及未来发展方向上都具备趋同性。企业在选择合适的产品，除了在乎结果之外，也需要基于实际条件考虑便捷性及迁移成本。

像钉钉文档、飞书文档、腾讯文档这类产品，都有自家企业 IM 办公平台作为支撑，本身相比独立文档产品就具备着先天优势。其中，钉钉在国内企业中普及率最高，考虑到团队和外部的协作，显然钉钉文档也会成为更多企业的选择可能。

多人协作是在线文档的先天优势

在采用在线文档开展协作后，给我们编辑团队的日常工作带来了明显的改变，基本通过钉钉在线上就完成稿件编撰、修订、沟通以及任务分配等等，而以往需要多次的线下沟通会议、文件来回传送，很大程度上提升了工作质量和效率。我们首先以钉钉文档为例，拆解在线文档的一些特性，理解为什么很多团队逐步开始在线协作。

多人同时协作时，钉钉文档会实时显示所有查看或者编辑当前文档的用户，并且不同用户的编辑光标以及选中框以不同颜色区分，可以看到每一个成员的编辑动态。鼠标指针放上去则会显示该区域编辑用户的信息，在线会议进行演示的时候就非常实用了。

在每次针对编辑选题进行讨论修订的时候，通过钉钉文档多人同时查阅，可以直接评论或者标注，利用「@」功能直接通知对应的同事，对方可直接在钉钉对话框中收到提醒并点击进入批注处。

还有一点比较特点的小功能“划词评论”和“划圈标注”。前者可直接对文档中词句或者图片进行添加批注，实际效果类似本地 word 文档中常用的审阅批注功能类似，也可以直接将消息@特定用户，所有的批注内容都可以在编辑区右侧面板中看到；后者类似，不过划圈会更加方便，而且划圈符合很多人批注文件的真实体验。

比较重要的任务消息，可以直接在文档中@ 成员，选择创建一个待办事项，设定负责人及截止时间，便于及时关注任务完成进度。点击图示功能栏的「创建待办任务」，会直接将任务项目发送至钉钉的「待办」面板，预览所有提醒项目更加便捷。

对于项目制的任务，多数团队会采用项目面板来规划详细的任务进度时间表，钉钉工作台中提供项目面板功能，方便组织内部的项目管理。

由于文档承载在钉钉上，能无缝衔接部分协作办公场景，比如直接插入项目看板，项目的分解任务、执行进度等等更新会动态在文档中刷新，一个方案文档就可以把我所有状态。这对习惯于用 Word 办公的朋友来讲非常友好，管理项目进度可以在一篇 Word 中完成。在阶段性项目总结或者给领导汇报项目进度时非常实用，无需跳出钉钉文档即可浏览详细的项目进度，体验及效率大幅提升。

很多朋友使用在线文档时，还担心多人一起协作出现误删、改错版本等问题，这就要求修改记录可以回溯、回滚。在这一方面，作为云端平台，钉钉文档实时保存每个用户的修订记录，可随时查看历史版本、选择性回滚，有效提升了内容安全性。

同时，管理员可以根据不同用户分配查看和编辑权限，也可以直接对整个群组分配权限，可以有效控制在线协作的有序性。

还有更快捷的方法，直接在会话窗口新建文档，即默认参与当前会话的所有人都拥有编辑权限，无需单独分配或者申请。

在线文档可兼容本地文档，也有更多创新空间

市面上有很多在线文档的可选项，最初选择钉钉文档更包括它免费不收钱。如今，钉钉文档已经成为我们日常使用最频繁的工具，有钉钉消息的提醒，几乎不会遗漏任何的关键信息。随着应用深入，也逐渐发掘出了钉钉文档的更多优势。

1、使用习惯延续，本地文件兼容性好

和其它竞品一样，钉钉文档支持网页版直接使用，虽然没有独立客户端，但都可以在各个平台钉钉应用的一级入口中找到。在 PC 端可以独立窗口打开，无需调用浏览器，使用体验与独立客户端几乎一致。

目前钉钉文档还采用了 WPS 技术支持，几乎无需考虑在导入本地文档的兼容性问题。在新增在线文档特有功能之外，也尽可能保留了 WPS 本地应用的功能和 UI 布局。如果你是 WPS 或者微软 Office 的资深用户，在迁移到钉钉文档上基本不需要过多时间成本去适应，这一点对于企业办公场景而言非常友好。

对我而言，一直以来比较习惯使用 markdown 来写文章，可以省去很多排版上的麻烦，钉钉文档对 markdown 语言的支持，让我非常惊喜。之后的时间里，我有不少文章都是直接在钉钉文档中完成，实时在线保存，不用担心忘记保存而导致写好的内容瞬间丢失。

2、与任务、项目管理等衔接，完整的协作闭环

这一点前文中已有详细的使用场景演示，可以通过@ 连接人、任务、项目、日历、IM 以及连接沟通群等等协作方式。

实际上这也是一些独立的在线文档无法解决的问题，比如管理一个项目时，需要一个项目管理 APP 管理进度，文档 APP协作文案，需要关联日历，还需要在微信群中沟通进展，中间可能还需要截图等等，更不用说过程中需要反复上传、填下进度等等事宜。

独立 APP 会在单个场景具备特色，但难以以处理事情为中心，连接各个协作场景，这一点也是钉钉擅长的，毕竟它是目前协作场景最为丰富的产品，形成完整的协作闭环。

3、方便插入更多类型内容

以往在给客户提交稿件资料时，经常遇到关键 GIF 图或者音视频无法直接插入到 word 文档中，需要单独发，而在线文档对这些多媒体内容提供了更加完善的支持。

除了之前所提到的与钉钉办公场景关联的工作流之外，还可以自由插入音频、视频、在线地图、代码等各类元素，或者直接插入钉钉云盘中的文件，当然对于 GIF 图的支持也是没有问题的，这对文案排版中会用到不同元素的创作团队非常友好。

包括在链接的引用上，也有样式更美观的卡片式风格。有了丰富的内容类型支持，在线文档可以汇集更多类型的资料，无需再单独打包发送，也省去了接收者多次下载的麻烦。

4、中英互译，一键替换

对于像我这样英语阅读能力有限的人来说，经常需要借助翻译工具，钉钉文档直接内置了翻译功能，为我剩下了很多麻烦，无需在钉钉和浏览器之间来回复制、粘贴了。

钉钉文档的翻译功能暂时只支持中英互译，点击工具栏的翻译按钮，即可开启右侧翻译面板。选中需要翻译的词句，右侧就会直接显示翻译结果。如果需要，可以直接将翻译结果插入或者替换原文。

据我了解，这些都是源自阿里云、达摩院的技术能力。目前在线翻译功能已经比较成熟，钉钉文档的翻译准确性非常高。并且文档很快会上线语音转文字的实时纪要等功能。这些 AI 功能不大却很实用，可以提高个人工作的效率。

5、思维导图工具

钉钉文档除了新建 word 类型的在线文档之外，也可以支持表格、脑图、知识库等类型内容的在线协作。

在得知钉钉文档即将上线脑图功能之后，我在第一时间申请了内测，最近顺利拿到了脑图的试用资格。

脑图，又被称为思维导图，对创作一直是一个神器。脑图软件会包含大纲模式和脑图模式，大纲模式适合线性梳理思路，脑图模式适合可视化的展现及发散性的梳理，可以帮助创作者有效整理逻辑思路。

以前很多脑图软件使用方便，但分享并不方便，大多需要导出图片或者截图才能对他人分享，内容本身在社交工具、协同工具中的传播分享受限。

钉钉推出在线脑图，借助庞大的用户基数，更容易在钉钉中流转和协作。目前，钉钉文档的脑图也可以多人协作完成。不过作为 beta 版本，现在还比较基础，只支持三种结构样式以及四种色彩主题。预计在正式上线后，会有更多样式支持，并且能够插入到在线文档中，使用场景会更丰富。

安全与隐私，在线文档的生命线

文件、报表、汇报 PPT，不怕难用就怕泄露，这是很多职场人的无奈，也是必然要求。不是不想用，而是不敢用。

在很长时间里，企业对于云应用的安全性一直有所顾虑，毕竟多数企业内部还是经常会涉及比较隐秘的信息。而随着云安全技术水平不断提升，加上疫情时期远程办公需求急剧上涨，也间接推动了在线文档的大范围普及。

针对企业对于安全性的顾虑，钉钉文档这一点上准备充足。一方面背靠阿里的技术实力加持，为安全做了天然的保障；另一方面，钉钉天然的组织属性，结合文档安全性和权限管理上的周密设计，提升安全水位。

比如，在线文档分享时常常以链接的形式，公司的一份活动方案，被无意间链接分享到了外部群，很容易出现泄漏。

钉钉文档挂钩组织的特性，将一份新建文档默认只能由所在群或对话才能查看或编辑权限，如果无意中分享到外部也查看不了。当然，如有需要也可以在分享时，修改查看权限即可。

除了前面所提到的多人协作时涉及的权限控制，钉钉还基于组织云盘设置了一套更严格的权限管控。

对于空间内有敏感资料的，可以开启保密模式，在该模式下除管理员及特殊授权外，其他人只能预览图片或者文档，并且带有 ID 水印，连文字复制都不行，可有效控制信息外泄。

类似的机制也存在钉钉文档的知识库中，知识库可以作为团队内部 wiki 使用，存储公用文档资料、团队工作规范等内容，其中也不乏敏感内容。

开启访客水印和防复制功能后，仅具有查看权限的用户将无法复制文档内的信息，并且预览状态下显示用户 ID 水印。

由此看出，钉钉在权限控制上是有区分的。普通的在线文档，主要用于团队的在线协作，出于效率考虑，提供基础的是否可编辑的权限控制，由文档发起人自主设定编辑、查看等权限；而像企业盘或者知识库，多为内部资料沉淀与共享区，对于协作的需求较低，出于隐私考虑因此设置了更严格的权限管控。

总结｜亦有欠缺，钉钉文档未来仍可期

尽管钉钉文档已经全面融入我们日常的工作之中，但还是需要指出，钉钉文档目前还未达到最终的成熟形态，产品体验存在不足之处。

例如在单一产品上，如在线 word 的一些体验是不如石墨文档的；脑图仍在内测期、尚不支持 PPT 类型文件，以及对于第三方在线服务的支持较少，这些点显然不如幕布的垂直产品。当然，这些显而易见的问题，在未来应该也会逐步加入、提升。

不积跬步，无以至千里。

钉钉文档目前具备了非常坚实的基础，一是有钉钉庞大的用户量支持，这是其它产品不具备的高壁垒；其次，钉钉具备完善的企业工作流程服务，可以与钉钉文档更好地融合，将文档打造成一个协作中心，一个界面调用任务、项目管理等各类协作场景，创造更多实用价值；其三，钉钉起家于办公场景，隐私保护、权限管理方面的周密考虑，为文档的长远发展奠定了基础。

最重要的，目前在线文档的发展方向，大多是只追求创新，追求如何在互联网用户中获得一致好评，反而忽略了 Word、Excel 本身的用户群，大多数文档用户或主动或被动，依然习惯于使用 Office 文件。这也是微软 Office 的强大，每一次新版本都会向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。目前来看钉钉文档是在线文档中，难得全面考虑对本地文件兼容的一家。

因此，对于钉钉文档的未来，我是比较期待的，它有足够的条件可以在各个单品场景的体验做地更好，势必会在工作中给我们带来更多的惊喜。