职场老司机都在用哪些Excel快捷键?发放10000份问卷调查后 ,我们终于找到了答案!
“我不要你觉得,我要我觉得”,无论是在感情中还是在职场中,我们都经常听到这句话 。
同理,快捷键记得越多越好?小盾君一点也不这么觉得 ,如果你没有次重点,记了一大堆快捷键,那就有点本末倒置了,该用 Ctrl+E 的时候记成 Alt+E 是常有的事 。
本着使用者而不是知识传递者的角度,这篇文章告诉你的绝对不是记住越多快捷键就越好,而是要记牢常用的高效快捷键,才能真正提升你的工作效率 。
知识讲授者固然要有用户体验意识,但是光凭个人主观上的认知,再厉害的数据分析师也说不清哪些才是最常用的Excel快捷键。
所以在使用问卷星对将近10000名用户进行调查后,我们发现了以下10个最常用的高效快捷键:
当然可能跟你个人的实际情况有所出入 。但是,这份结合财务、金融、运营、销售、人事等多类岗位的数据调查,绝对可以让你认识到哪些才是我们工作中最最常用的高效快捷键 。
特别是对于刚入职的小伙伴,掌握这些Excel技巧,将让你如虎添翼,身边很多朋友都有鼠标手的症状,用上快捷键之后手也不麻了 ~
一、高效快捷键
1、新建工作表
老板今天让我一次性给500多号员工都新建一个工作表! 换做是以前肯定是无限右键后,选择XLS工作表或者XLSX工作表,但是自从有了快捷键 Ctrl+N,完成这些操作只是一秒钟的事情:
2、强制换行
每次有新入职的Excel小白,最常见的操作就是想要通过不断按Enter来实现换行 ,当然Excel不是Word,就算把键盘敲碎,也不可能换行成功!正确的操作应该是通过 Alt + Enter 来实现同一单元格内的换行!
3、全部关闭
同样地,每次一临近下班,都发现好多工作表还没关闭!一个一个去关掉实在是太麻烦了!这个时候我们其实可以同样用快捷键,一次性关闭所有工作表 ,只需要同时按住 Shift+关闭键 ,即可实现:
4、拆分和提取
当领导让你从一堆数据里面提取手机号码和身份证号的时候,你最先想到的是什么 ?
一个函数,还是Excel里面的某个功能?
其实完全无需那么复杂,在首行填充需要提取的内容,然后一秒按住 Ctrl+E ,即可提取所需内容:
5、求和公式
很多小伙伴在求和的时候都喜欢一上来就先输入=SUM,觉得这样就能快速完成求和工作了 。
但是像下面这样有5行和4列的数据需要求和的时候要如何处理呢?
老司机告诉你其实只要选中求和区域,然后直接按下 Alt+= ,即可完成多行和多列的求和 :
6、撤销
当输入的内容出现错误时又该如何进行处理?
初学者的习惯肯定就是用鼠标选中输错的内容,然后按下Delete键,但是Excel大神的操作都是一秒按下Ctrl+Z进行撤销操作 ,学习过视频剪辑的值友肯定也知道,这个方法在Adobe的Pr和AE软件里面也是适用的:
7、快速批注
说起给单元格做批注,很多职场老手都会说这还不简单,直接按住鼠标右键然后插入批注不久行了?
重点是你打字打到一半还要把手移到鼠标那是多麻烦呀,所以这个时候的最佳选择,其实就是按住 Shift+F2,即可一秒实现插入批注,是不是特别方便呢 !
8、方向键
以前小盾君一直不理解为什么投行的朋友做数据分析的时候,被要求速度要快到连鼠标都不能碰一下 ,后来总算明白了,他们连选中某一行或者某一列,都能用快捷键来完成,直接按住 Ctrl+Shift+方向键 即可选择你想要选择的行或列 :
9、下拉菜单
为了方便表格的填写和后期做数据透视表的方便,我们往往会往单元格里面插入下拉列表,当然具体在选择的时候,我们也可以直接用快捷键 Alt+向下键,即可选择对应的内容进行填充了 :
10、生成图表
Excel毕竟只是一个数据整理和存储的工具,真正有用的在于其可视化后可为我们作为数据分析的重要参考,所以插入图表也是一项常规的工作内容 ,此时我们可以选择需要分析的内容,然后直接按下 Alt+F1 即可快速完成图表的插入:
二、高效插件
当然还有很多功能是快捷键实现不了的,那么我们就要苦哈哈地去学习函数和VBA吗 ?
或许下面几个大部分功能免费的插件可以帮到你,一键批量删除、打印、合并工作簿,统统不是事儿 !
1、易用宝
Excel易用宝支持2003到2016版本的Excel,最重要的是每月自动升级到新版本,无需手动更新就可以免费获取新功能,支持上百个功能模块,让一系列繁琐的操作从此变得简单易行,极大地提高我们使用Excel的便捷性和效率 。
例如平时删除空白行或者列时,我们常常需要定位到空值后,才可以一一进行删除,但是使用易用宝的【批量删除】功能,即可一键删除空白行或者列 :
2、方方格子
方方格子的功能也非常完善,包括文本处理、数据对比、高级排序、汇总拆分等功能,都可以用其一键完成,并且拥有聚光灯、宏收纳箱等。如果你升级到会员,则可以拥有图片专题工具、快查快录、邮件群发、翻译、财务工具等功能 。
特别是宏收纳箱提供了大量常用宏及函数,大家可使用网络上的宏和函数,打造自己的数据分析武器库 ,从而大幅提升工作效率。
例如我们可以选择【四舍五入】功能,这样就可以对数据进行快速地取整数或者取小数,甚至是向上或者向下舍也可以实现:
3、慧办公
慧办公作为唯一可以进行私人定制的插件,可以轻松实现超级LOOKUP、强化版VLOOKUP、行列指灯、批量克隆等操作,而且插件非常小,完全不会影响使用时软件的运行速度 。
例如我们选择【合并工作表】功能后,即可对第 N 个到第 M 个Sheet表进行合并,而且还可以进行表头和表尾的一键剔除:
好了,以上常用的快捷键和插件你都用过哪些呢? 多用快捷键不仅能提高工作效率,也可以帮我们避免鼠标手,提升健康水平 。
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