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群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

Lifeisgood 01-13 22:31 关注

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创作立场声明:应读者提问而写,分享一些在线远程办公的心得技巧。

源起

前几天有读者在评论区提问:“手机怎么编辑群晖里面的word文件?”,虽然我也回复了两种办法,但感觉这是一个带有普遍性的问题,今天就怎样用群晖NAS高效协同办公来系统讨论一下吧。

群晖科技的NAS生态圈,已经形成了成熟而友好的体系,能照顾到不同用户的观念、习惯和技术水平,以多种方式来支持办公与协作。下面分三种方式循序渐进地展开。

一、传统方式

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

传统的办公方式,所有的数据和资料是以本地文件的方式来保存和传递的。所谓本地文件,是指存放在用户计算机、平板电脑和手机等设备上的文件。

无论从事何种工作,使用什么样的办公软件或者生产力工具,我们的工作过程和成果都保存为本地文件。所以平时才会在电脑系统中,见到大量形如txt、jpg、mp4、3ds、ufo等各种文件后缀名,每一个后缀名都代表了某个生产力工具所处理的文件格式。

在主流操作系统环境中,以本地文件为核心,进行新增、编辑、删除、复制和移动等操作,是一种有效、可靠的工作系统,也代表了多数人的工作习惯。本地文件这种观念也决定了我们的工作模式,比如:传送一个文件,就代表向别人共享或者交接你的工作结果;拷贝一个文件,就是对资料进行备份;购买更大的硬盘,是为了保存容纳更多的资料;储存和再利用文件,是为了减少重复操作、提高工作效率;文件的丢失,意味着工作成果的损失等等。

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

在这个阶段,我们可以利用群晖NAS对计算机、平板电脑等设备上的本地文件进行自动备份,以提升数据和资料的安全性。进一步的,可以利用快照等技术定期建立多个版本,以抵御勒索病毒等黑客攻击,保证资料的完整性。

小结:在整个办公系统中,唯一新增的元素只有群晖的备份机制,在用户的计算机上只需要安装Synology Drive客户端即可。用户原有的习惯和生产力工具没有任何改变。可以看出,对大多数团队成员来说,这是一个无感升级的入门方案,相当于在团队中推广群晖NAS的初级应用。

如何用Drive备份重要数据,参见上面教程。

二、进阶方式

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

为了方便初学者入门,进阶方式等于是传统方式和云端方式之间的小小过渡。两者使用的套件和客户端都是Drive,差别在于:进阶方式新增的是同步任务,传统方式则是备份任务。实际上,熟练用户可以更激进一些,直接跨入云端方式。

进阶方式的大多数要素与前述的传统方式是完全一样的。我们依然是用本地文件来作为处理的对象,使用的也是熟悉的办公软件和生产力工具。但有两个重要的变化和效益。

首先,是引入了同步的概念,这更多的是观念上的创新。

其次,跨平台的同步,实现了无缝衔接工作流

以群晖NAS为云同步服务器,在你的所有设备之间随时同步指定的文件夹及资料。从此再也不需要用u盘、移动硬盘来交换和传递文件了。在一台电脑上保存工作文档,然后随时随地在另一台设备上访问和存取,真正实现了工作流的无缝衔接。此时,团队成员开始逐渐享受到私有云带来的效益。

群晖NAS同步教程,参见上面卡片。

由于同步任务可以设定保存多个版本,即使文档被误操作修改或者删除,也可以恢复到指定的版本,妈妈再也不怕我手抖删除大段的文字了。

小结:同步机制开始让大家明显地感受到群晖NAS带来的效益。一方面,以本地文件为对象的工作模式和习惯仍然保留,且在传统方式阶段安装的Drive套件和客户端也不变(只需创建同步任务),这就决定了用户学习成本很低;另一方面,跨平台同步又实实在在提升了工作效率和体验,更有利于在团队中推广群晖NAS。

关于备份与同步的区别,详见上面教程。

三、云端方式

在前两个方式中,我们在办公中处理的都是本地文件,虽然它们在后台被自动备份或同步到团队的群晖NAS服务器上,但我们依然是在熟悉的系统环境下,使用相同的工具和习惯来进行办公。如今移动互联网已基本普及,家用宽带也开始升级到千兆速度,我们可以更进一步,直接以在线文档作为处理对象。

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

在本阶段,彻底迁移到了云端,一切数据和文档都保存到了群晖NAS上。在群晖服务器端,我们需要安装Synology Drive、Office、Chat等办公协作套件。

而在计算机等客户端,入口和工具则非常灵活:

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

在计算机端,我们可以在浏览器中,登录并访问群晖的Drive办公套件。

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

在移动端,可以安装DS File、Synology Drive等App。

有关利用群晖Drive实现云端协同办公的详细教程,参见上面卡片。

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

云端方式也称为在线办公方式,所有的资料和数据都保存在群晖NAS上,本地基本不需要安装应用程序,也不存储任何文档和资料;只要有浏览器登录到群晖服务器、打开Drive套件即可办公。这种方式对服务器和网络连接的可靠性、稳定性要求很高。一旦断网,将对业务运转造成干扰,这也是很多用户一直停留在传统方式的原因。

完全的在线工作、远程办公,其实对整个团队的知识管理和成员思想观念是有一定的要求的。先讲个小故事:

我有一个程序员同事,他很奇怪,在桌上放了一个计数器。有一天我很好奇,就问他,你这个计数器是用来做什么的?是记录,每天修复bug个数目吗?不是,是用来记录每天被傻x打扰的次数。说完,他就拍了一下计数器。

在传统方式下,当成员A遇到一个工作问题时,常见的办法就是去找成员B;后者放下手头的工作,找出一份资料发给A;在此过程中,A和B当前工作都被打断,尤其是B的思路和进程受到干扰,重新进入工作状态也需要时间,这就造成了整个团队效率下降。从事脑力劳动的人都能理解,当你好不容易进入最佳状态,思路被打断时的那种痛苦甚至是气愤。

而在云端方式下,团队成员共享一个知识库,有问题先到知识库中搜索问题和答案,需要资料也直接到知识库中查找和下载,这样A和B就不必经常打扰或被打扰了,减少了团队中的通信成本,也避免了效率下降。

小结:在目前的特殊时期,整个团队迁移到云端,进行远程办公,应该说是有很大的现实需求的。群晖Drive能够集中管理整个团队的数据和文档,把文档共享给团队成员、多人共同编辑或讨论,极大提升个人和团队的生产力。

为什么每个阶段都离不开群晖的Drive呢?详情请参看上面卡片。

四、总结

群晖NAS非官方入门手册 篇三十二:在家上班 远程办公 离不开群晖NAS

在群晖的NAS生态中,这三个方式互不冲突,可以共存。无论哪一种方式,都可以让团队中不同成员自由选择和随心使用,并随着团队和中小企业的成长而不断演化。

关于《群晖NAS非官方入门手册》达人专栏

《群晖NAS非官方入门手册》是作者Lifeisgood在张大妈首发的写作计划,以知识卡片的形式,在每篇教程分享群晖的关键技能。2018年至今,已坚持三年。Life君是本站黑群晖配置最高、白群晖闲置最多的NAS小白。从今年八月起,作者Life君应邀在张大妈创建专属达人专栏----群晖NAS非官方入门手册。

需要了解群晖全方位教程的,欢迎点击历年《群晖NAS非官方入门手册》。

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全部评论 (39)
值友3050908970
4
01-14 07:36

先顺利解决外网访问再说吧

罗甜
2
01-14 10:56

好能写,点赞!就是个Drive,用了很久了

Lifeisgood
2
01-14 10:13
淘大猫: 被套件干掉了好几个文档,就只用它单向备份了。 1
Lifeisgood: 2、如果担心出现丢失文档或者误删改文档的情况,可以设定同步时保存指定数量的版本,比如保存32个版本,这绝对够用了。 2
展开隐藏评论
淘大猫: 同步套件删的[喜极而泣]表格要用的时候找不到,然后去下载了历史文档,但是好几天的修改量找不回来了 3

按说啊,同步套件不会删,若设定了双向同步,则任意一端删除某文件,另一端就会自动同步删除。要避免这种问题:方法一就是你说的单向同步。

淘大猫
2
01-14 10:07
淘大猫: 被套件干掉了好几个文档,就只用它单向备份了。 1
Lifeisgood: 2、如果担心出现丢失文档或者误删改文档的情况,可以设定同步时保存指定数量的版本,比如保存32个版本,这绝对够用了。 2

同步套件删的[喜极而泣]表格要用的时候找不到,然后去下载了历史文档,但是好几天的修改量找不回来了

Lifeisgood
2
01-14 09:22
淘大猫: 被套件干掉了好几个文档,就只用它单向备份了。 1

2、如果担心出现丢失文档或者误删改文档的情况,可以设定同步时保存指定数量的版本,比如保存32个版本,这绝对够用了。

Lifeisgood
2
01-14 09:20
淘大猫: 被套件干掉了好几个文档,就只用它单向备份了。 1

1、刚开始学习同步的时候,可以用一个或者少量文件夹来入门和熟悉,掌握同步的概念和方法、特点。

值友3050908970
2
01-14 07:41
值友3050908970: 先顺利解决外网访问再说吧 1
Lifeisgood: 外网访问没问题啊。遇到什么问题了?能具体描述一下吗? 2

速度慢,不稳定,设置难

值友6189112120
1
01-17 14:30

这个搭建外网访问用的也是用的神卓互联NAS盒子吗,还是NAS公网助手?

小众好物
1
01-15 09:43

群晖的套件还是很丰富的

Lifeisgood
1
01-14 20:34

@淘大猫 多谢打赏鼓励,更多精彩内容,欢迎关注我的id和专栏。 [欢呼]

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