【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!

办公小小值 04-13 15:56 关注

打印时,表格列不能显示在同一页中怎么办? 怎么设置才能只打印需要的区域? 打印表格前,需要对页面进行设置吗? 怎么让打印出来的表格带有公司名称或制表日期?
在日常工作中,制作的很多表格都需要打印出来进行传阅或填写,特别是制作的表单。要想让打印出来的表格符合实际需要,那么就需要对打印内容和区域,以及打印页面等进行设置。今天,老师傅将对表格的打印知识进行讲解,让小伙伴们能快速打印出需要的表格。

设置打印内容和区域

尽管无纸化办公已成为一种趋势,但大部分制作的表格都需要打印。虽然Excel默认是打印当前工作表中已有的数据和图表区域,但用户可以根据实际需要对打印的内容和区域进行设置,以保证打印出来的表格是自己所需要的。

实战:为员工档案表设置打印区域

在实际工作中,有时并不需要打印整张工作表,如果只需要打印表格中的部分数据,此时可通过设置工作表的打印区域来实现,具体操作步骤如下。

Step01 设置打印区域。打开素材文件员工档案表.xlsx,选择需要打印的A1:J25单元格区域, 单击【页面布局】选项卡【页面设置】组中的【打印区域】按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【设置打印区域】选项,如下图所示。

Step01 设置打印区域。打开素材文件员工档案表.xlsx,选择需要打印的A1:J25单元格区域, 单击【页面布局】选项卡【页面设置】组中的【打印区域】按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【设置打印区域】选项,如下图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!Step02 预览打印效果。经过上步操作,即可将选择的单元格区域设置为打印区域。在【文件】选项卡中选择【打印】命令,在页面右侧可以预览工作表的打印效果,如图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!技能拓展:取消打印区域

如果要取消已经设置的打印区域,可以单击【打印区域】按钮,在弹出的下拉列表中选择【取消打印区域】选项。

设置打印页面

设置表格的打印区域和打印内容后,也可以直接进行打印,但为了让打印出的效果更加满意,还需要对打印输出的表格进行页面布局和合适的格式安排,如设置纸张的方向和大小、页边距,以及页眉和页脚等。

实战:为产品明细表设置页面纸张

实际应用中的表格都具有一定的规范,如表格一般摆放在打印纸上的中部或中上部位置,如果表格未摆放在打印纸上的合适位置,再美的表格也会黯然失色。打印之后的表格在打印纸上的位置,主要取决于打印前对表格进行的页面纸张设置,包括对纸张大小和纸张方向的设置。

纸张大小是指纸张规格,表示纸张制成后经过修整切边,裁剪成一定的尺寸,通常以【开】为单位表示纸张的幅面规格。常用纸张大小有A4、A3、B5等。在Excel中,设置纸张大小是指用户需要根据给定的纸张规格(用于打印数据的纸张大小)设置文档的页面,以便用户在相同页面大小中设置表格数据,使打印出来的表格更为美观。

纸张方向是指工作表打印的方向,分为横向打印和纵向打印两种。如果制作的表格内容中列数较多,要保证打印输出时同一记录的内容能够显示完整,可以选择打印纸张的方向为横向;如果文档内容的高度很高时,一般都设置成纵向打印。

例如,要为产品明细表设置纸张大小为A3、纸张方向为纵向,具体操作步骤如下。

Step01 执行页面布局操作。打开素材文件产品明细表.xlsx,单击【视图】选项卡【工作簿视图】组中的【页面布局】按钮 ,如下图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!Step02 设置纸张大小。经过上步操作后,进入页面布局视图,在其中能分页显示各页的效果,方便用户查看页面效果。单击【页面布局】选项卡【页面设置】组中的【纸张大小】按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【A3】选项,如下图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!Step03 设置纸张方向。此时,即可设置纸张大小为A3。在工作表中会根据纸张页面大小调整各页的效果。单击【页面设置】组中的【纸张方向】按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【横向】选项,如下图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!技能拓展:自定义纸张大小

单击【页面布局】选项卡【页面设置】组中的【纸张大小】按钮,在弹出的下拉菜单中选择【其他纸张大小】选项,可以在打开的对话框中自定义纸张的大小。


Step04 查看设置后的页面显示效果。缩小内容显示比例后,所有表格内容缩放到一页上,效果如下图所示。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!打印设置

确定好打印的具体内容并设置打印页面后,可以对打印效果进行预览,如果对打印效果非常满意,那么用户就可根据需要对打印参数进行设置,然后执行打印操作。

在【打印】界面中设置打印参数

调整工作表的页边距、纸张大小、方向、页眉和页脚及打印区域后,为了保证设置的准确性,一般在打印之前需要对工作表进行打印预览,以观察设置的效果,以便于及时调整。在Excel 的【打印】界面中,左侧显示【打印】命令及用于设置打印机的属性和各种打印参数,如下图所示;右侧显示表格的打印预览效果。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!如果对打印预览的效果不满意,需要返回工作表中进行修改,那么可在【打印】界面中单击【返回】按钮 ,返回到工作表进行修改。如果对预览效果满意,则可以在【打印】界面左侧设置需要打印的份数、打印机选项和其他打印机设置,然后执行打印操作。

【打印】按钮 :单击该按钮即可开始打印。

【份数】数值框:若要打印多份相同的工作表,但不想重复执行打印操作时,可在该数值框中输入要打印的份数,即可逐页打印多份表格。

【打印机】下拉列表:如果安装有多台打印机,可在该下拉列表中选择本次打印操作要使用的打印机,单击【打印机属性】超级链接,可以在打开的对话框中对打印机的属性进行设置。

【打印范围】下拉列表:该下拉列表用于设置打印的内容范围,单击后将显示出整个下拉选项,如下图所示。在其中选择【打印活动工作表】选项,将打印当前工作表或选择的工作表组;选择【打印整个工作簿】选项,可自动打印当前工作簿中的所有工作表;选择【打印选定区域】选项,与设置打印区域的效果相同,只打印在工作表中选择的单元格区域;选择【忽略打印区域】选项,可以在本次打印中忽略在工作表中设置的打印区域。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!【打印页码】数值框 :当打印的内容有多页时,在该数值框中可以设置需要打印的页面范围,分别在【至】前后的两个数值框中输入起始页码和结束页码。

【对照】下拉列表:该下拉列表用于设置打印的顺序,单击后将显示出整个下拉选项,如下图所示。在打印多份多页表格时,可采取逐页打印多份和逐份打印多页两种方式。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!【打印方向】下拉列表:该下拉列表用于设置表格打印的方向为横向或纵向。

【纸张大小】下拉列表:该下拉列表用于设置打印表格的纸张大小。

【页边距】下拉列表:该下拉列表用于设置表格的页边距效果。

【缩放设置】下拉列表:该下拉列表用于当表格中数据比较多时,设置打印表格的缩放类型。单击后将显示出整个下拉选项,如下图所示。选择【将工作表调整为一页】选项时,可以将工作表中的所有内容缩为一页大小进行打印;选择【将所有列调整为一页】选项,可以将表格中所有列缩为一个页宽大小进行打印;选择【将所有行调整为一页】选项,可以将表格中所有行缩为一个页高大小进行打印;选择【自定义缩放选项】选项,可以在打开的【页面设置】对话框中自定义缩放类型。

【打印技巧 】不要再浪费A4纸了!教你一次性解决Excel表格打印问题!这些知识点你都学会了吗?

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